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導入事例

東亜電気工業株式会社様 -2.0移行編-

使い勝手の大幅な向上により、さらなる効率化を実現!
システム管理者機能強化によるメンテナンス工数の大幅削減!

東亜電気工業株式会社様

2009年8月、従来の経費精算システムをPOWER EGG2.0標準の『経費精算ワークフロー』に乗り換えることを契機に、Ver1.6からPOWER EGG2.0への移行を決定。ユーザビリティの良さ、検索性の向上に加え、ワークフローの便利さや楽々メンテナンスなど、「当初の予想よりもはるかに使いやすい」と利用者や情報システム担当の評価も上々。

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2003年9月からPOWER EGG Ver1.6が稼働していた東亜電気工業様の場合、しばらくの間はバージョンアップは行わずVer1.6での運用が続きました。しかしその後、POWER EGGユーザー会などで同席した各社ご担当者から、POWER EGG2.0が「従来よりも格段に操作性や検索性が良い」「ワークフローのルート設定やメンテナンスも簡単だ」などの評価を聞き、さらに従来カスタマイズして使っていた経費精算システムを POWER EGG2.0標準の『経費精算ワークフロー』に乗り換えることで、より効率化が進むことを確認。そこで2008年9月、POWER EGG2.0への移行を決定されました。

POWER EGG2.0への移行/検討の背景・選択のポイント

◆POWER EGG2.0への移行までの課題

なぜPOWER EGG2.0まで移行を見合わせていたのか、その最大の理由は、同社仕様にカスタマイズされていた経費精算システムにあった。POWER EGG をバージョンアップすると、この経費精算システムも再構築が必要となり、それにはかなりの費用がかかる。だから移行に踏み切れなかったのである。

◆検討の背景

逆に言えば、この経費精算システムの稼働に支障を来さず、しかもシステム再構築が必要ないなら、バージョンアップに対する障害は無い。そこで、POWER EGG2.0標準の『経費精算ワークフロー』を評価してみたところ、従来のシステムと比較して遜色ないどころか、より一層の効率化が期待できそうだとの結論に達した。システム変更に伴う、経費精算業務の遅滞もない。

ならば結論は早い。もちろん他社システムの検討も行われたが、いずれも同社の要求を満たすレベルのものは見当たらなかった。もともと同社では以前から、「その件、POWER EGG で申請して」とか「POWER EGG を見てチェックすれば・・・」というように、もう当たり前のシステムとしてPOWER EGG が日常業務に根付いている。ワークフローやグループウェアなどの用語を知らなくても、「POWER EGG で・・・」の一言でほとんど全ての仕事が進む。ひと昔前、“その書類、ゼロックスしといてね”などと言ったのと同じ感覚で“業務処理イコールPOWER EGG ”というのが普通になっている。だから、経費精算システム再構築コストの心配もなくなった以上、当然のことのようにPOWER EGG2.0への移行が決定されたのだ。

◆選択のポイント ~既存のデータはそのまま移行OK!

同社では、ワークフローを用いた見積システムや基幹システムとのリスクメッセージ連携などが稼働し、POWER EGG が日常業務にとって不可欠のシステムとなっている。それだけにPOWER EGG2.0への移行に際して、最も懸念されたことの1つ、それが『既存データの移管』の問題であった。しかしそれも、以前のデータ(見積書や稟議申請書)がそのままスムーズにコンバート(移行)できる、ということでとくに混乱もなし。改めての社内説明会を開くこともなく、バージョン移行に関する案内文書がPOWER EGG で回覧されただけで、さしたるトラブルもなくPOWER EGG2.0への移行が行われた。

移行前(POWER EGG Ver1.6)と移行後(POWER EGG2.0)の比較

東亜電気工業株式会社様
企画部・部長代理 亀井 稔 様

●一般利用者のご評価

「POWER EGG2.0は、操作性や検索性が、すごく良くなってますね。Ver1.6 の時代が長かったんですが、POWER EGG2.0はとても使い勝手が向上しました。“ホント、良くできてるなぁ”というのが正直な実感です」

 

1)ユーザビリティ(使い勝手/操作性)の向上

移行前の課題

  • POWER EGG Ver1.6の場合、メニュー操作にちょっとだけ手間がかかった。大したことではなかったが、日常使うそのつどの作業なので、これが累積すると時間ロスはバカにならない。

POWER EGG2.0 移行後の効果

  • メニュー操作がラクになり、スピーディーかつ効率的になった。
  • ユーザーインターフェースがすごく使いやすくなった。
  • 利用者は直感的に使いこなせるので、移行に際して改まった説明会が必要なかった。
  • 画面の見え方の変化に馴れないため、確かに最初は若干の抵抗があった。でもみんなもともとPOWER EGGユーザーなので、使っているうちに「この機能はどっかにあるはずだよ」「ああ、これこれ。こうすればいいいんだな」「なるほど、今度はこうなるんだ」と自然に使い慣れ、いまはもう何の問題も起きていない。
  • Ver1.6を長く使ってきたので、POWER EGG2.0の使い勝手の良さにはみんな感心しており「良くできているなあ」というのが実感だ。

2)検索性の向上

移行前の課題

  • 業務報告書とか稟議書とか、過去書類の検索に大変苦労していた。以前は型番などが検索にかからないケースが多く、何回検索しても目的の書類が見つからなかった。
  • 添付書類は名前が番号表示だから探しにくいし、また3つまでしか書類を添付できなかった。

POWER EGG2.0 移行後の効果

  • 検索機能が格段に良くなった。容易に目的の情報や書類にたどり着ける。
  • 添付書類の名前がそのまま反映されるので、探す際にラクになった。

検索結果一覧画面

《検索結果一覧画面》

★ POWER EGG2.0 の検索機能

  1. Google、Yahoo 同等の検索性を実現
  2. キーワード検索機能(添付ファイル内検索)
  3. スケジュール、伝言メモ、作業のキーワード検索機能
  4. 掲示板・会議室横断検索機能

3)スケジューラーの使い勝手が向上

POWER EGG2.0 移行後の効果

  • 全員のスケジュールが公開され、「空いていれば誰が予定を入れても構わない」が、社内の暗黙のルールになっている。だから会議を開く際など、従来はいちいち関係者に電話して都合を確認していたが、そのネゴシエーションリスクの心配がなくなった。社内イントラとして非常に重宝している。
  • 営業職はモバイルでスケジュール確認ができて喜んでいる。また営業支店に行った時など、自分のパソコンでなくても、パスワード入力して自分の予定を入れたり確認したりできるので使いやすい。
  • 管理部門などでは、従来の“ToDo”の感覚で自分のスケジュールに、自分で作業予定を入れている人も多い。「この時間は仕事予定があります」と宣言して、個人の仕事の段取りに狂いが生じないようにスケジュールを利用している。

4)セキュアリンク機能の活用

POWER EGG2.0 移行後の効果

  • 稟議申請時に、過去の稟議書を参照作成できる機能が便利で効率がいい。

5)リッチテキストエディタの活用

POWER EGG2.0 移行後の効果

  • リッチテキストエディタを使って、書類づくりにいろいろ工夫が凝らせるようになった。文字のフォントを変えたり、色を付けたり、パワーポイント感覚でメリハリのある書類が作成できるので楽しい。

移行前(POWER EGG Ver1.6)と移行後(POWER EGG2.0)の比較

東亜電気工業株式会社様
経営管理本部長・常務取締役
深作 陽一 様

●【経営管理担当役員のご評価】

「稟議処理がしやすくなりました。スケジューラーも使いやすくなったし、経営の一員としては基幹システムとのリスクメッセージ連携機能も、経営判断に役立っています。まあPOWER EGG2.0は、もう当社の標準システムと言えるぐらい、業務遂行上、不可欠なシステムですね」

 

1)稟議処理スピードが向上

POWER EGG2.0 移行後の効果

  • 従来からも稟議申請ワークフローを使っていたが、今度のPOWER EGG2.0ではその処理効率が格段に良くなった。
  • まず、自分の所に来る前の承認予定を見ることができるのが良い。早く処理しなければならない案件の時など、後閲も有効なので合理的に処理できる。
  • 例えば「ご不幸のお知らせ」など、社内関連部署にいち早く伝える必要のある承認事項は、中間ルートの承認者が不在でもそこを飛ばして承認して、後閲すれば迅速に処理できる。
  • また営業サイドから電話で「早く承認して欲しい」などの依頼が来た際も、承認処理がしやすくなった。

2)スケジューラーの使い勝手が向上

POWER EGG2.0 移行後の効果

  • 役員以下全員のスケジュールも公開されており、空きがあれば予定を入れて構わないことになっているので会議の招集などで便利である。
  • いっぽう、経営サイドの一員としては、都合によりスケジュールを非公開にできる点もありがたい。以前は「非公開のスケジュール」も「普通のスケジュール」も同じように見えていたが、いまはカギのマークが付いて、そこのスケジュールを非公開にできる。この臨機応変さが好評だ。
  • また誰かのスケジュールに予定を入れた際に、「NO」の返事が来た場合、「なんでNOなんだ?」という理由も確認できる。つまり、単に参加・不参加だけではなくて、その理由も知ることができるので経営判断の役に立つ。

3)コメント添付機能が便利

POWER EGG2.0 移行後の効果

  • コメントを書く際に、起案者でなくても書類を添付できるようになったのも便利。起案者が添付し忘れた資料を入れられる。
  • 当社は、報告や申請の多い会社である。部署によっては週報や月報がコンスタントに出される。そして、関係する担当者や役員がそれらを見て、報告や申請などにコメントを添付することが多い会社だ。内容について質問するコメントもある。だから「コメント添付」機能を全員が重宝している。
  • 例えば内容が不備な報告や舌足らずな文章の申請など、必ずチェックのコメントを添付する。書類が役員に回って来るまでに、かなりのコメントが入っている。確かにノイズが混じることがないとは言えないが、正確で適切な文書になるよう、このコメント添付の効果は大きいと思う。
  • 文書の内容によっては差し戻しも多い。社長自身のチェックもかなり厳しいので、しっかりした書類を回せるようみんなで注意している。
  • 営業関係の場合、コメントのやり取りで営業経過が把握できるという効果もある。実際、コメント添付しても返事が戻って来ない時のためなどに、あとあと証拠として有効になりそうなコメントは、印刷機能を使ってPDFとして残すことなども行っている。

4)経営判断に役立つリスクメッセージ連携

POWER EGG2.0 移行後の効果

  • 基幹システムからのリスクメッセージ連携は、経営判断にとって不可欠の機能になっている。
  • 毎日、コーポレートナビを見ることから、経営陣の仕事が始まっていると言っても、過言ではない。それぐらい頼りにしている。
  • 例えば売上や利益などの営業数字の場合、会計システムと連動して毎日新しいメッセージが表示されるが、経営としては単純に積み上げた数字を見ているだけではない。朝一番に見るのは「変化のある数字」を見ている。これによって売上の場合など「月でいくら」という数字に対して、「月の内、いったいいつ頃に売上が集中しているのか?」などを見ることができ、その結果、月間売上の波を把握して経営判断できる。

移行前(POWER EGG Ver1.6)と移行後(POWER EGG2.0)の比較

●情報システム担当者様のご評価

1)ワークフローのルート設定とメンテナンスが楽々

移行前の課題

  • POWER EGG Ver1.6 稼働以前に用いていたワークフローは、ルート設定に際して「ルートの追加ができない」「1つの組織でしか流れない」といったような制約がかなり多かった。その点はPOWER EGG Ver1.6で解消した。しかし、とはいえ POWER EGG Ver1.6の場合、ルート設定が少々面倒だった。でもルート設定の制約は減ったので、少しぐらい面倒なのは仕方ないと思っていた。

POWER EGG2.0 移行後の効果

  • ところが POWER EGG2.0になると、そのストレスが大きく減った。ルートが改善され、ルート部品も共通化でき、設定時の融通がきくようになった。とくに組織異動の際の組織図メンテナンスが簡単になり、新しいルートを組む際、ルート部品を共通部品として登録することで使いやすくなり、ルートを組むのが簡単になった。ワークフローの管理効率が、Ver1.6 の頃に比べ倍以上ラクになったと思う。情報システム管理者としては非常に助かっている。

2)コストダウン・時間短縮化に貢献

POWER EGG2.0 移行後の効果

  • POWER EGG Ver1.6の頃ももちろんそうだったが、POWER EGG2.0移行後は、社内からもう完全に紙の書類が無くなった。紙を保管したり、郵送して回覧手配するという感覚を忘れてしまったぐらいだ。報告や申請などは全部電子化され、コストダウンに貢献している。申請も、上げるとすぐに返事が来るので時間短縮につながっている。正直のところ、当社ではもうPOWER EGG なしでの業務というのは考えられない。

今後のPOWER EGG活用について

東亜電気工業株式会社様
企画部・情報システム課
課長 塚越 育美 様

「当社では営業マン、および管理部門の一部にモバイルPC用通信端末を配布しています。今後はこれをスマートフォンに切り替えてPOWER EGGを使えるようにできれば、と考えています。もうすでに一部検証済みで、メール、スケジューラーは使える事は確認しました。あとはワークフローの承認システムがうまく使えるかどうか、利用制限やセキュリティ設定の問題も含めてそのあたりを検証し、POWER EGG2.0の活用局面を広げて行くつもりです」

 
東亜電気工業株式会社 プロフィール
創業 : 1947年 所在地 : 東京都千代田区
事業内容 : 電気・電子材料および部品の卸売業 年商 : 506億円 (平成21年2月期)
従業員数 : 400人 POWER EGG 導入時期 : 2003年1月
拠点数 :
・国内本支店:18拠点
・海外:13拠点
POWER EGG 導入時期 :
・2003年1月 POWER EGG Ver1.6導入
・2003年9月 POWER EGG Ver1.6稼動開始
・2009年8月 POWER EGG2.0にバージョンアップ
※取材ご協力者 :
経営管理本部長・常務取締役 深作 陽一 様
経理部・次長 鈴木 由彦 様
企画部・部長代理 亀井 稔 様

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