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導入事例

東亜電気工業株式会社様 -グループウェア編-

一元化されたグループウェアで業務効率の大幅アップと社員意識の改革を実現!

東亜電気工業株式会社様

バラバラだった従来のグループウェアや情報システムを1つのツール(=POWER EGG)で集約管理。 ポータルの一元化で情報管理効率が格段にアップ。

>> 導入事例 東亜電気工業株式会社 様   (グループウェア編 391 KB / A4・2ページ) PDFファイルを開きます

業界でも情報化への取り組みが早かった東亜電気工業様。
しかし、システムごとにアプリケーションがバラバラだったため、DBが分散し情報管理上の煩雑さが悩みの種でした。そこで1つのツールで全てのグループウェアや周辺業務システムを統合的に運用できるよう、 POWER EGGの導入を決定されました。

導入検討の背景・選択のポイント

◆導入検討の背景

同社は、かなり早い時期から稟議申請や休暇申請等に、某メーカーのワークフローを使っていた。しかし、そのバージョンアップに伴い、OSやサーバー等付随するシステムの大幅な入れ替えが必要とされた。

また当時、その他の情報系システムも稼働していたが、管理するサーバーアプリケーションが異なったり、エクセル等のデータで個人PCや部門サーバーでのデータ管理など一貫性が無かった。その結果、情報のバックアップ漏れや検索対象が定まっていない為管理されるべきファイルが見つからない問題等が浮上していた。そこでワークフロー見直しの機会に、各アプリケーションでDB統合を視野に入れたシステムがないものか、模索が始まった。

◆POWER EGG選択のポイント

同社は希望するシステムを求めて、約1年半ほど各社の製品を比較検討した。ところがいずれも、「システム構築が難しくてカスタマイズできないから業者に委ねるコストがかかる」「価格的には手頃だが、機能面でもの足りない」「将来の拡張性に不安が」など、なかなか合格システムが見つからない。

そんな時POWER EGGに出会い、説明を聞いたところ、実際の仕事手順書に基づいて設計されたPOWER EGGの機能性、運用の手軽さに興味を引かれた。とくに、各種グループウェアによる情報共有・利活用、ワークフローや経費精算システムの運用、業務報告書や各種書類の管理・検索などを1つのツール(ポータル)でできるPOWER EGGの特性が、同社の要望を最も満たすものであったので、導入が決定された。

導入前の課題とPOWER EGGによる解決

1)バラバラのツール(情報の分散管理)による情報管理上の不便さを克服

導入前の課題

  • 情報検索の際に、情報の管理ツール(DB)がバラバラなので各システムのDBを探さなければならない。
  • データの保存先が個人管理されている場合、自分の書類なのに見失ってしまう。
  • データの検索が困難なので、結局は全て紙ベースの管理を止められない。
  • 新人研修などの際に、個別のツールを全て教える手間がかかる。

POWER EGGによる解決

  • ポータルで一元管理された画面上にグループウェアや周辺業務システムのアイコンを集約できたので、POWER EGGだけで全て業務を管理できる。従来の煩雑さから解放された。
  • 情報検索の際に、検索窓口や検索ルートを迷わないから業務処理が迅速になった。

2)データの消失・紛失・保存漏れの不安を克服

導入前の課題

  • 個々にサーバへのバックアップをしないと、データの安全性が保たれない。しかしどこへどう保存したかを忘れてしまうと、データが見つからなくなる。

POWER EGGによる解決

  • POWER EGG上にデータが一元管理されているので、データの消失や紛失が発生しなくなった。

システムの内容/特色/運用ポイント

  1. 1.「仕事手順書」に即したシステム
    導入にあたり、あるべき業務手順である「仕事手順書」を作成。
    それに基づき運用ルールを決めたので、当初は少し戸惑ったがすぐに皆が運用に馴れ、仕事の効率アップが実現。
  2. 2.グループウェア/周辺業務システムの一元化
    POWER EGGがあれば、全ての情報管理と業務処理がそこから行える。入り口(ポータル)が1つだから、そこで起案でき確認もできる。POWER EGGを見ていれば、業務処理上の用が済み煩雑でない。

    ナビビュー画面

    《ナビビュー画面》
  3. 3.部門ホームページへつながるスタートアップナビ
    POWER EGGを立ち上げるとスタートアップナビ画面が現れる。 そこには『経営理念』や『今期の運営方針』と共に、情報システム課・総務部・企画部・情報セキュリティの各部門の社内ホームページ(全社的に情報発信する場)につながるボタンがあり、すぐに必要な書類や規程を入手でき、情報の検索が行える。
    • 情報システム課
      《情報系マニュアル》《業務ソフトのダウンロード》《社内QA》
    • 総務部
      《各種申請書フォーマット》《保養所関連の利用規程》
    • 企画部
      《開発計画と開発実績》《国内各部署毎の在庫率》
    • 情報セキュリティ
      《情報システム運用マニュアル》《各種運用フォーム》

スタートアップナビ画面

《スタートアップナビ画面》
  1. 4.利用者毎に異なるコーポレートナビ
    ログインした利用者毎に異なるコーポレートナビが用意され、立場・役職が異なる社員それぞれに応じた「売上・計画・前年実績値」が棒グラフで表示される。これにより、各階層の全社員に目標と現状のギャップ認識を促し、社員の目標管理意識を日々啓蒙できる。
    • 営業担当者
      《個人の営業成績グラフ表示》
    • 支店長・所長等
      《部門の成績グラフ表示》
    • 本部長
      《本部の成績グラフ表示》
    • 管理部門等
      《全社の成績グラフ表示》

コーポレートナビ画面

《コーポレートナビ画面》

POWER EGGの導入効果

  • 経営者様のご評価
  • 『社員の目標達成意識付けが進む!』
    コーポレートナビに売上計画に対する実績値が出るので、目標達成のために自ら考え行動するよう社員の意識付けが行え、経営的な判断もしやすくなる。毎日社員が必ず見るPOWER EGGにグラフ表示することで、目標と現状のギャップを"毎日・確実・直感的"に伝えることができ、目標管理が社内に浸透する効果がある。
  • 利用者様のご評価
  • 『入り口が1つだから仕事しやすい!』
    『稟議決裁が早くなった!』
    POWER EGGで用が済み、煩雑さが減り、仕事がしやすくなった。情報もすぐ見つかる。新人へのシステム研修もラクになった。ワークフローの効果で、以前は紙手配(郵送)で回していたため3~4日かかった稟議決裁が、1日で済むようになった。
  • 情報システム担当者様のご評価
  • 『正式な書類管理が確実にできる!』
    『分散DBの一本化で情報管理がラクに!』
    書類の紙管理が無くなった。必ずバックアップされるので書類紛失の不安や情報検索の手間が解消され、 POWER EGGで登録すれば正式な書類として確実に保存・管理でき、情報管理も格段にラクになった。

今後のPOWER EGG活用について

東亜電気工業株式会社様
企画部・情報システム課
課長 塚越 育美 様

「弊社では経費精算システムや見積システム、基幹システム連携など各種の機能拡張が進んでいます。まず、こうした連携・拡張しているシステムの充実化を更に押し進めていくつもりです」

「今後強化したい課題の1つは、営業系の業務支援ツールとして活用できるようにすることです。営業所毎に販売しているものが異なり、取り扱い分野の幅も広いという業務の特殊性があってなかなか難しいのですが、去年からテスト的に取り組んでいる"顧客別アクションプラン"(社内各部署の営業会議などで使える共通フォーマットのツール)の普及を通じて、POWER EGGをSFAツールとして活用できるような習慣付けにトライしています」

 
東亜電気工業株式会社 プロフィール
創業 : 1947年 所在地 : 東京都千代田区
事業内容 : 電気・電子材料および部品の卸売業 年商 : 506億円 (平成21年2月期)
従業員数 : 400人 POWER EGG 導入時期 : 2003年1月
拠点数 :
・国内本支店:18拠点
・海外:13拠点
POWER EGG 導入時期 :
・2003年1月 POWER EGG Ver1.6導入
・2003年9月 POWER EGG Ver1.6稼動開始
・2009年8月 POWER EGG2.0にバージョンアップ
※取材ご協力者 :
企画部・情報システム課・課長 塚越 育美 様

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