経費精算ワークフローにより、キャッシュレス化と月次決算スピード化を実現！
POWER EGG Ver1.6からPOWER EGG2.0への移行に伴い、従来カスタマイズして使っていた経費精算システムをPOWER EGG2.0標準の『経費精算ワークフロー』に乗り換え。経費関連承認手続きの電子決裁化・キャッシュレス化により、経費精算業務の効率化を実現。
◆経費精算ワークフロー導入までの課題
以前は各支店・営業所毎に現金管理を行い、各社員が経費精算伝票を提出して、そのつど経理部員が現金を渡して精算していた。しかし、これでは経理担当の手間がかかって仕方ない。
◆検討の背景
こうした状態を脱却するために、同社ではPOWER EGG Ver1.6導入時、自社仕様にカスタマイズされた経費精算システムを構築し、運用していた。いっぽう通常の業務処理ではPOWER EGG Ver1.6 のワークフローを利用していた 。
しかし、そのPOWER EGG Ver1.6 をPOWER EGG2.0にバージョンアップするとなると、それに伴い従来の経費精算システムも再構築が必要になる。又、それには相応の費用と時間もかかる。新たな会計ソフトを導入することも検討されたが、やはりそれにも多大な費用がかかり、しかも従来と同様の処理が可能かどうか保証の限りではない。
ところが POWER EGG2.0には標準の経費精算ワークフローがあり、それを選択購入すれば、とくに経費精算システムの再構築をすることなく、従来と同じ経費精算処理が可能になる。それどころか、POWER EGG2.0への移行とセットで更なる効率化も期待できる。またこの先、POWER EGG2.0をさらにバージョンアップすることになっても、経費精算ワークフローは標準機能だからシステム再構築の心配はもういらない。システムの変更に伴う、経費精算業務の遅滞もない。
それなら問題なし、ということで従来の経費精算システムから、新たに POWER EGG2.0の経費精算ワークフローへの切替が行われた。
◆選択のポイント ～キャッシュレス化の実現～
同社が経費精算ワークフロー導入を決めた最大のポイントは、経費精算業務をほぼキャッシュレス化して、経理担当者の業務を効率化できる点にあった。
経費精算ワークフローの稼働によって、
●【経理担当のご評価】
「支店や営業所など拠点の経理担当による現金の取扱が減りました。
作業は集計・確認だけですから、安心で手間が減り、統制上も心配ない。いままでは月に１回、各拠点に送金していましたが、その頻度も減り、資金効率という
点からも望ましいですね」
●【経営管理担当役員のご評価】
「“責任者フォーラム”に参加義務があるのは、国内の営業所長クラスや本社の次長クラス以上の幹部社員33人、そして海外現地法人の責任者12名です。つまり月次決算のカギを握る幹部社員45人が対象です」
「かれらは当然毎月、売上と利益の目標設定を行い、それを目標通りに達成する責任がある。しかし、現実にはそうそう目標通りの数字を出すのは難しい。そこで、一種の《反省会・言い訳の場》として、この“責任者フォーラム”が設けられています」
「たとえば目標と達成数字に10％以上の狂いがあったら、かれらにはこの“責任者フォーラム”で『なぜそうなったのか？』を説明（コメント）することが求められる。
目標を10％以上下回った場合だけでなく、10％以上上回った場合も同様です。要はかれらには、目標管理能力が求められているのです」
「この“責任者フォーラム”、もちろん社長や役員も全員参加して、幹部社員のコメント（言い訳）をチェックします。何もコメントがない時などは、社長から『何か言うことはないのか！』と叱咤コメントが入ることもありますよ。この“責任者フォーラム”が、当社の月次決算を早期化させる下支えになっていますね」
●海外現地法人との連携
「POWER EGG2.0の稼働によって、海外現地法人との連携がスムーズになりました。海外現地の通信インフラ事情の影響は受けますが、それでも以前に比べ通達類は瞬時に回りますし、稟議決裁も早くなりました。
電子会議室“責任者フォーラム”にしても、海外現地法人の責任者が参加するから意味があります。当社のように拠点が多地域に分散している会社では、プラットフォーム的な役割を持つシステムとしてPOWER EGG2.0を活かす場がますます広がると思います」
