ページ内を移動するためのリンクです

現在ページ

導入事例

株式会社さくらケーシーエス様

株式会社さくらケーシーエス様

“ポータルの中にあるワークフロー”その便利さに情報システムのプロも納得。POWER EGGで稟議書の電子決裁が進み、「気づき」効果で仕事が迅速化!

「株式会社さくらケーシーエス」様は企業情報システム基盤ソリューション、セキュリティーソリューション、ITCアウトソーシングソリューションなどを提供する総合情報システム企業である。その得意先は、一般企業はもちろん、公共団体・自治体、金融機関、教育関係、医療・薬品関係など多岐にわたり、いわば情報システムのプロ中のプロともいえる先進企業だ。

ではそのシステムのプロ企業がなぜPOWER EGGを導入したのか?それはPOWER EGGの持つ「気づかせる」しくみが、仕事の流れを迅速化させる点が大きく評価され たからである。

導入前

  • 紙の稟議では起案から決裁までの期間が長い(平均5日)。
  • 稟議決裁は全てトップ決裁で決裁時間がかかっていた。
  • 従来はワープロ文書起案型の稟議書を使っていた。
  • どこで稟議が止まっているのか分からない。

導入後

  • 起案から決裁までの期間が短縮された(平均2~3日)。
  • 権限の多くを事業部長決裁に移行して決裁時間短縮化が図れた。
  • 短文化、要点箇条書きによる稟議フォーマットにして起案、決裁の負担を軽減。
  • どこで稟議が止まっているのが画面ですぐ分かるようになった。
 

システム全体図

システム全体図

紙ベースから電子決裁ベースへ。 会社の仕事の流れを変えて行こう。

2003年5月、同社は、次のような点に着目してPOWER EGGを導入しました。

    • ・APIを公開しているので、社内のカスタマイズ要求に応えられる。
    • ・ポータルに対するニーズにマッチしている。
    • ・ワークフローらしい流れと一覧性があり、使いやすい。
    • ・得意先にソリューションとして提供しやすい。

そして2004年4月のワークフロー稼働に向けて研究期間を設け、以下のような準備が進められました。

稟議書フォーマットの準備

まず、起案者・決裁者の時間負担が少ない、短文化・要点箇条書きによる新発想の稟議書フォーマットを準備しました。 2004年12月末現在、稟議書の大半がフォーマット化、ワークフロー化されその数は約120種類になっています。

稟議決裁に関する「権限の委譲」

決裁権限の多くをトップから事業部長決裁に移行することで、決裁時間短縮化の道筋が作られました。

プロジェクトチームによる研究

導入からワークフロー稼働に向けて、事業企画部(事業推進部の前身)を中心に総務部、財務部、人事部、経営企画部が協力してプロジェクトチームを結成。
POWER EGGの思想や仕掛け(動作性)に関する勉強を行ったこのプロジェクトが、社内のワークフロー推進気運を高めることに役立ちました。

決裁時間の短縮化、意思決定の迅速化により、業務進捗の円滑化が促された。

社内機器購入運用フロー
社内機器購入運用フロー

同社では、従来紙ベースで稟議書類を回していました。しかしそのやり方では「決裁時間が長すぎる」「本社と他事業所で決裁時間のタイムラグが出る」「どこで稟議が停滞しているのかが分からない」といった問題点が浮上していました。

それが今では電子化により、全社的に稟議決裁がスピードアップされました。 このことは例えば与信関係の稟議決裁を受ける時などの意思決定が早くなり、仕事の迅速化・円滑化に寄与しています。
従来同社で決裁に要していた時間は平均で5日間。ワークフロー導入後は起案から決裁までの平均時間が2~3日と大幅に短縮され、起案当日に決裁される案件も増えてきました。

多井室長や九坪主事によると、POWER EGGはフローの一覧性がある点が使いやすい、とのこと。『今どこにあるんだ?』『誰が止めているんだ?』が、みんなの画面ですぐに分かるようになり、部下から該当上司に決裁の催促が行ったり、当該決裁者が次の決裁担当に『次はあなたの番ですよ』と連絡したりして、業務コミュニケーションが円滑化されたとのことです。

 
機器購入の稟議書例
機器購入の稟議書例

起案者が高い評価をしているものの1つに「機器購入の稟議書」があります。
同社では機器購入の稟議書を上げ、購買部門で一括購入していますが、以前は手続きに4工程の流れがあったものが、ワークフローに乗せた今では、

・購買部門に見積もり依頼
・見積ファイル添付で稟議書を回す
・決裁が下りたら
・自動同報で購買部門へ発注
・依頼連絡が行く

という形で1工程処理が減ったそうです。

山本取締役の場合は、コメント機能をよく利用するとのこと。経営トップの決裁案件で、稟議書の中身や添付資料がかなり多くて判断に時間を要しそうなものについて、決裁をサポートできるよう補助コメントを付けて回しているそうです。

 

アシストメッセージを決裁承認の確認のほか、延滞債権の報告管理などにも活用。

アシストメッセージは「決裁承認依頼」「決裁各種通知」「グループウェア」の確認のほか、《財務経理》《SAP》《就業管理》などに活用されています。

そして2004年4月のワークフロー稼働に向けて研究期間を設け、以下のような準備が進められました。

アシストメッセージ

アシストメッセージ

財務経理

まず、起案者・決裁者の時間負担が少ない、短文化・要点箇条書きによる新発想の稟議書フォーマットを準備しました。 2004年12月末現在、稟議書の大半がフォーマット化、ワークフロー化されその数は約120種類になっています。

  • 1.まず、滞留債権がある営業担当者のアシストメッセージに『滞留売掛金の報告をお願いします』という表示が出る。
  • 2.営業担当者が延滞債権報告システムで次のバッチ処理までに報告を行うと、アシストメッセージは消える。
  • 3.次の承認者(マネージャ、部長等)のアシストメッセージに『滞留売掛金の承認をお願いします』という表示が出る。
  • 4.承認者が延滞債権報告システムで次のバッチ処理までに承認を行うとアシストメッセージは消える。

SAP

統合業務アプリケーション《SAP》への連携を促すアシストメッセージが出ます。多井室長によると「SAPはエントリーして自分で見に行く必要がありますが、その点、POWER EGGのようにポータルの中にあるワークフローは自動的に気づかせるしくみがあるから便利ですね」とのことです。

就業管理

タイムレコーダー打刻などに関するミスは、以前は庶務が確認・処理していました。しかし今では、アシストメッセージによる指摘を受け、シングルサインオンで就業管理システムに入り、自分で処理するようになっています。

株式会社さくらケーシーエス プロフィール  
本社 : 兵庫県神戸市中央区播磨町21-1 従業員数 : 1,200名(連結)
年商 : 230億円(2004年3月、連結)  
業務内容 :
・システム構築
・システム運用管理
・システム機器販売
POWER EGG導入時期 :
・2003年5月
POWER EGGの導入目的 :
・稟議書の電子決裁化(ワークフロー)
・営業情報の社内共有/CRM(営業支援)
・得意先へのソリューション提供
取材にご協力いただいた皆様 :
・取締役/事業推進部長 山本健一氏
・事業推進部/ニュービジネス推進室室長 多井剛氏
・事業推進部/ニュービジネス推進室主事 九坪勇人氏
ご利用のシステム内容 :
・POWER EGG Ver.1.6 for Java版
  • 導入事例

ページの終わりです