POWER EGG2.0をフル活用し、内部統制強化を実現！
グループ会社全体の一体感醸成にも大きく寄与！
POWER EGG2.0の販売特約店である、同社では、業務遂行の様々な局面でPOWER EGG2.0を有効に活用している。同社には「仕事定義書」と呼ばれる、業務プロセスを可視化できる仕組みがあり、POWER EGG2.0は「仕事定義書」を運用するために不可欠なツールとなっている。
今回はその中でも、以下の３つのケースについてレポートしよう。
同社では、独自ノウハウの「仕事定義書」に基づいて、販売管理における社内情報システム《Ｌ２》が構築されている。《Ｌ２》の特長は、仕事の流れに沿って情報システムを活用することにより、自動的に販売管理における内部統制の効果と精度を高めて行ける点にある。その結果、的確な業務推進、適正なリスク管理が実践され、お客様にとっても担当社員にとっても的確・適正な仕事が実現するのである。
そして、この《Ｌ２》の運用に不可欠な全社・全グループ会社情報共有基盤として、また実効化を促すシステムとしてPOWER EGG2.0が活用されている。《Ｌ２》は「与信」→「商談」→「見積」→「受注」→「仕入」→「納品」→「売上」→「請求」→「回収」→「在庫」といった、各販売業務プロセスで発生するリスクを事前に牽制し、コントロールすることでリスクの最小化を図る仕組みである。その遂行プロセスにおいて、POWER EGG2.0 ならではのワークフローおよびアシストメッセージ機能が有効に活用されている。
では社内情報システム《Ｌ２》の運用に際して、POWER EGG2.0 はどのように役立っているのか？その活用例をいくつか紹介しよう。
◆活用例１：業務プロセスの「見える化」とワークフロー機能
別掲のチャートは、同社独自のノウハウ「仕事定義書」のサンプルである。販売活動における仕事の流れが定義され、業務プロセスの「見える化」が実現されているが、そのプロセスの中でPOWER EGG2.0 のワークフロー機能が活かされている。販売金額や利益率によってワークフローの決裁ルートが自動的に変わるので、担当者は、決裁ルートを意識せず入力すれば、POWER EGG2.0にて規程に従った決裁ルートが自動生成される。担当者本人はもちろん、上長にとっても、また会社にとっても安心な仕組みである。
◆活用例２：『与信管理』とアシストメッセージ
同社では、販売活動における業務処理は、すべてPOWER EGG2.0 を通じて行われる。そしてすべての処理データは基幹システムと密に連携している。そのため、与信管理上、基幹システム上の設定値と異なる異常値が出たら、すぐにPOWER EGG2.0 上に、“与信限度が超過しています”というアシストメッセージが画面に出て、担当の「気づき」を助け、的確かつ適正な判断・行動を促す。与信管理は、その代表的ケースである。かつては販売与信オーバーが発生するケースもあった。しかし現在では、瞬間的にはオーバーすることもあるが、それはアシストメッセージが出て是正されるので、基本的には与信オーバーは常にゼロの状況である。
◆活用例３：『回収遅延』とアシストメッセージ
売掛の回収遅延対策にもアシストメッセージが活かされている。回収遅延が発生すると、そのデータは《Ｌ２》でチェックされ、すぐに担当営業のナビビュー画面にアシストメッセージでアラームが出される。そしてこのアシストメッセージは、処理が滞ったまま１ヶ月を超過すると、当該担当営業から、その上長へエスカレーションされ、未回収報告書を提出が要求される。さらに、２ヶ月以上回収が出来なかったら、監査室へエスカレーションされ、監査室に報告書を上げることが要求される。それを監査室がチェックし「いつまでに、どうする」をフォローして行く。POWER EGG2.0の活用により、回収遅延というリスクに対して組織として対応する仕組みが構築されているのだ。
では販売管理面での内部統制において、POWER EGG2.0 活用による効果はどのような形で表れているのだろうか？
◆効果１：『受注契約処理』のス ピードアップ
「仕事定義書」および業務プロセス内におけるワークフローでの歯止めにより、契約書が無い場合は受注処理が行えない。従って次のプロセスである発注も行えない。これでは仕事が進まない。そこで担当者たちの意識が変わった。早期に契約を締結するために業務が前倒しで実施されるようになり、業務処理のスピードアップが図られたのだ。また契約の早期化を実現するためには、取引の上流で正確な情報入力が求められるが、それは結果として、その後のミスの減少と省力化を促す要因となったのである。
◆効果２：『回収遅延』が大幅に減少
具体的な数字成果として際立っているのは、回収遅延の減少である。以前発生していた回収遅延が、いまはもうほとんどゼロに近い。かつては数千万円にも上った回収遅延金額が、いまは数十万円に抑えられている。
◆効果３：『監査法人指摘事項』が無くなる
上記１－２などの効果が出た結果、社内情報システム《Ｌ２》導入前は問題児であった販売部門だが、システム稼働後は業務プロセスの改善により監査法人からの指摘事項がゼロになった。それはつまり、監査法人に支払う費用が削減されるという効果を生んだのである。
【意識付け】効果／【スピードアップ】効果という根本的な変化が促され、
月次決算の早期化を実現！
『与信限度管理』『受注契約処理』『売上計上処理』『回収遅延対策』など、社内情報システム《Ｌ２》とPOWER EGG2.0 の密連携は販売管理面で目覚ましい内部統制効果を生んだ。しかし『こうした効果より重要なことはもっと根本的な変化にある』と梶谷氏は語る。
『以前は要するに"まあいいか"って感じで、いい加減な部分があったんですね。"与信オーバーしてるよ""あっ、そうなの。 じゃあ、こんど稟議出しとこう"みたいな緩い管理だった。それが《Ｌ２》とPOWER EGG2.0 が機能することにより、担当の行動もマネジメントの判断もシステムに沿って規程通りに動かすようになった。そういうクセが付くというか、意識付けが図られたんですね。例えば与信限度がオーバーする場合でも、その理由を事前に把握し、POWER EGG2.0 のワークフロー機能を使って「事前申請-承認」を徹底する。それによってリスクは回避されるわけです。まあこうした意識付けが社員にも、課長・部長クラスのミドルマネジメントにも根付いたこと、これが第１の効果ですかね。いまじゃ、部署によってはアシストメッセージが出ること自体が問題になり、それが出た時点でイエローカード※1をもらったようなもの、こりゃマズイぞ…なんていう雰囲気もありますよ』
※1）イエローカード
三谷産業グループ内で違反があった場合等、サッカー同様にイエローカードレッドカードが発行される。レッドカードが発行されると社会奉仕活動を義務付けられる。
『第１の意識付け効果が、第２のスピードアップ効果を生んでいます。つまり意識付けされることにより、常に前倒しで事前予測や事前段取りが徹底される。
すると当然、業務処理のスピードがアップするんですね。当社ではいま「月次決算の早期化＝前月決算を当月１営業日に出す」を全体の共通目標としていますが、それがこのスピードアップによって実現しました。なんと１月分の月次決算を、２月１日に出せたんです。これは、弊社のように商いが常に流動化している商社では、かなり難しいことなんです。しかし、POWER EGG2.0 をツールとしてうまく活用することで可能になったんです』
スピードアップ効果は、トップマネジメントのアクションにも現れている。これは主にPOWER EGG2.0 のワークフローによる効果である。
北陸・東京を行き来する同社トップの場合、POWER EGG2.0以前、つまり稟議に際して紙を回していた時代は、決裁に2－3週間かかるのが当たり前だった。しかしいまは、先週末の金曜日に起案された稟議が、例えばそれが社長決裁を必要とするものでも、今週月曜日の朝には既に決裁されている。役員決裁案件でも、丸１日あればすべて決裁される。こうしてPOWER EGG2.0 により、経営のスピード化が格段に向上しているのである。
社内情報システム《Ｌ２》とPOWER EGG2.0 の連携により、内部統制ルールが正しく運用されているかどうかを監視する部隊にとっては、チェックしやすい環境になった。というのも申請－承認の履歴がデジタルデータとして残るから、監査室や監査法人が「このデータの履歴を見たい」という時も、ピンポイントで素早く該当データを検索し、提示して完了。以前は該当する書類を探し出すだけでも大変だったそうだ。承認履歴をシステム上で管理できるようになったので、監査が簡単になり、かつ統制が徹底されることになったのである。
"月次決算の早期化"として結実しているんです。POWER EGG2.0 は、こんな好循環を実現・保証するために、まずはグループウェアとして全社的な情報共有基盤となり、次にアシストメッセージが基幹システムと連携してアラーム機能を働かせ、そしてワークフローが決裁業務の効率化やスピードアップを可能にする。このような形で、弊社業務の中核ツールとして稼働しているわけです』（梶谷氏）
３６協定に則った『見える勤怠管理』におけるPOWER EGG2.0 の機能活用
次は、３６協定に則った『見える勤怠管理』を推進するためにPOWER EGG2.0 が有効に活用されている事例を紹介しよう。
同社では、営業や事務・間接部門、いわゆるホワイトカラー層の勤務時間管理をパソコンのログで管理している。ログオンが始業、ログオフで終業というしくみで、これ自体はパソコンが業務ツールとして浸透している職場では、そう珍しいことではない。
問題は時間外勤務、つまり残業時間の管理である。同社の場合は、３６協定に則るというコンプライアンスの観点に基づき、時間外管理をPOWER EGG2.0 のワークフロー機能を有効に活用して行っている。そして一般社員や部課長たちがこのシステムに慣れるに従い、単に労働健康衛生管理の向上に留まらない様々な好影響が社内に出始め、業務効率化やマネジメントのスキルアップなど様々な派生効果をもたらし、いまや社内の業務スタイルが一変している。
かつては夜の９時を過ぎても全員居残りといったハードワークが常態化していた同社だが、いまは夜７時を過ぎて一般社員の姿をフロアに見かけることはほとんどない。残っている人がいるとすればそれは部課長など管理職だけ、なんてことが当たり前になった。
しかも、それにもかかわらず、業務の生産性は大幅にアップしていると言うのだ。
ではこの、POWER EGG2.0 のワークフローを活用したユニークな勤怠管理システムが、
について検証して行こう。
運用のしくみは至ってシンプルである。「月の残業時間量の累計」と「１日の残業時間数」によって、時間外申請ワークフローのルートが自動的に変わる、というただそれだけのことである。
同社の場合、月の残業時間量は予め各人・各部署で前月の結果を基に設定されている。そして、残業時間量の上限に近づく残業申請をすると、時間外申請ワークフローのルートが自動的に変わり、その結果、勤怠状況に関する様々なチェック機能が働き、適切な勤怠管理が行われるしくみになっている。
例えばこういうことである。
基本残業時間は月３０時間以内と定められている。この３０時間以内のケースなら、時間外申請ワークフローのルート先は直属の課長である。つまり課長決裁で「仕事の進め方を変えさせる」とか「要員を増やす」などの残業削減対策が打たれる。さらに７０時間を超えると事業部長と人事部担当にもワークフローで回覧が回る。事業部長による対策指導が行われると同時に、客観的に評価できる人事部担当により「むりやり残業」がないかどうかのチェックが行われる。月の残業時間が７０時間を超えるということは、その職場に何らかのイレギュラー要因が生じている可能性がある。そこで勤怠管理に関して、課長によるシングルチェックから、その上長たちおよび人事部担当によるダブルチェック、トリプルチェックが行われるのだ。
営業部門の場合、月の残業時間上限は８０時間である。この８０時間に近づくと人事から「協定の上限に近づいています。気を付けるように」というアシストメッセージがワークフロー関係者のナビビュー画面に掲載される。基幹システムの人事情報とアシストメッセージが連携しているのである。
アシストメッセージは「気づき」を促すと同時に、関係する当事者たちへのいわばイエローカード発行を意味する。もちろんこれは、当人にとっても問題だが、課長や部長といった中間管理職にとっては大問題である。人事から、自分たちのマネジメント能力を問われているのと同様の事態だからだ。
１日の残業時間も同様。ワークフロー上に記録が残るので、１日の上限値に近づくと本人および上長に指導が入る。
休暇申請なども同様の扱いで、７日間連続までは課長決裁で、７日間を超えると人事本部長まで回覧が回るしくみだ。
『大前提は、３６協定に則ること。そのためには、こういうことは例え１件でも洩れがあるとダメなんです。その点、POWER EGG2.0 のワークフローを使うとルール通りにできます。自動的に勤怠情報が然るべき人に回覧され、然るべき人にアシストメッセージが届くから、例外なく厳密に運用できます。社員はきちっと残業申請を日々定常的に上げ、上長はその累計時間をリアルタイムで把握できるから、すぐに適切な対策が打てます。ＳＥなどのように現場を持っている場合に、規程の残業時間超えがあると「産業医面談が必要です」というアシストメッセージが出ます。これは当該上長が適切な対処をしないと、画面から消えません。上長・管理職の怠慢によって、会社のルールが守られないことを防いでいるんですね』
確かにPOWER EGG2.0 のワークフローを活用して勤怠管理をすることにより、見える勤怠管理の見える化はやりやすい。
しかし、とはいえ人間のやることだから、本当にそんなにうまく行くのだろうか？という素朴な疑問は残る。その点について、梶谷氏は、以下のようにいくつかの運用ルールを意識することで、円滑な実施を図っていると説明する。
◆ルール１：会社は社員の健康を守る！
なぜ、この勤怠管理システムを実施するのか？その最大目的は『会社は社員の健康を守る。そのために３６協定という法律を守れるようなシステムにする』という点に尽きる。これが社員に対する会社にとってのコンプライアンスだからだ。真面目に一生懸命仕事しても、どうしても時間内に仕事が片付かないなら、それはつまりオーバーワークになっている。だったら、他の人と仕事を分担できるよう本人も工夫し、マネジャー（課長たち）も配慮する必要がある。また、どうしても時間外勤務が生じるならば、その場合はきちんと「時間外申請（残業申請）」を付けて行うようにする。つまり社員は、常に適正な労働を行い適正に手当が支給されるよう、守られている。
◆ルール２：社外へのデータ持ち出しは原則禁止
「自宅で仕事をする場合はどうなるのか？」。これは原則的に、まずデータを社外へ持ち出すこと、個人のパソコンを社内に持ち込むことが禁止されているので、基本的に自宅で仕事はできない。だから、溜まった仕事を週末家で片づける、なんてことは一切できない。つまり“隠れ残業”は元々できないルールなのだ。もちろん例外もある。どうしてもデータを持ち出す場合は暗号化され、記録が残る。会社のパソコンを客先とか現場に持ち出すときは、申請が必要になりもちろんパソコンにログが残る。だから、いずれのケースでも、それが「時間外」の適用対象なら、記録に基づき申請して精算をする。これは出張先のホテルで仕事をした場合も同様で、たとえ管理職であっても２２時以降の稼働については「時間外」扱いになる。だから管理職は、例えば２３時にパソコンを起動させると夕方から残業したことになり時間外申請の必要が出るので、２２時以降はうっかりパソコンを起動できない。
◆ルール３：「時間外」は上司が成果物と照合
「時間外申請の不正はないか？」。もちろん、こういう心配も出る。しかし、これもない。なぜなら、その時間外勤務に対する成果物を上司が求め、きちんと照合するから不正が生じる余地はない。
さて『見える勤怠管理』に関して、POWER EGG2.0 のワークフローやアシストメッセージ機能を活用する、そのシステム概要はほぼ掴めた。それが職場の労働健康衛生の向上に寄与していることも十分予想できる。
そして、それと同時に梶谷氏の説明からは、この勤怠管理システムを導入した経営トップの真の狙いが垣間見えて来る。
◆狙いと効果１：“プロの社員”を育てよう！
この勤怠管理システムを実行すると自ずと見えて来ることは、単位時間内における生産性アップが伴わないとシステムの実効性が得られないという点である。自らのスキルアップを図り、時間のムダなく、社内の人的リソースを上手に使い、効率的に仕事しないとダメなんだよ、というシステムなのだ。時間を上手に使える人、協働で仕事をこなせる人、前倒しで計画的に仕事に取り組める人、前月の反省を踏まえ翌月の目標を掲げて改善が図れる人・・・。つまりは、皆が"プロの社員"となることで、そしてそういう人を育て、上手に使える管理者が増えることで、この『見える勤怠管理』は実効的に機能する。
実はこの点にこそ、経営トップの真の狙いがある。
時間と効率のコントロールができ、協働による生産性向上が図れる人材育成や職場形成を求めて、三谷産業の経営トップはこのユニークな勤怠管理システムを断行したのである。
◆狙いと効果２：《月次成果》を検証するキーマンは課長たち
この勤怠管理システムが導入されて、従来の「時間外」はかなり減った。しかし、それをさらに減らせるよう、あるいは「時間外」が生じるとしてもさらに適正になるよう、いま一般社員と課長たちとの間で、《時間外の月次成果》を面談確認し合いフォローするという試みが行われている。
◆狙いと効果３：マネジャー（部課長）たちのレベルアップ
課長は、部下の社員との《月次成果》をまとめて部長に報告する。そして部長は毎月１日、経営トップを交えた会議で前月の成果を報告する。そこでは前回会議で発表した計画値がどうなったかが検証され、誤差が出た場合はその原因を追究される。決算数値などと同じ進め方で、「時間外」勤怠計画数値の成果が問われるのだ。これは部長たちにも、もちろん課長たちにもかなり厳しい場になるらしい。しかし、この厳しさをこなせる管理職でなければ、部下をマネジメントすることなどできない、という考え方が基本にある。仕事の進捗や成果ももちろんだが、部課全体の勤怠管理もきちんとやって行くのが管理職の役割、というわけだ。つまり、この勤怠管理システムは"プロの管理職"も育てているのである。
ではこの勤怠管理システム、同社にどのような機運をもたらし、その成果はどうなっているのか・・・。
まず機運としては梶谷氏は以下のような点を挙げている。これらが前述の通り「定時を過ぎると一般社員はほとんど帰宅し、残っているのは管理職だけ」というように、同社の勤務スタイルを大きく一変させる要因となったのは言うまでもない。
では、こうした機運による具体的な成果はどうか？
『定量的に最も大きな成果は、やはりトータル残業時間の減少ですね。全社で２５％ぐらいは減って来ている。ハードな管理職たちの残業も半分ぐらいに減りつつあります。当然、残業手当（時間外手当）の総額も大幅に減少していますよ』（梶谷氏）
もちろん定性的な効果は言うまでもない。勤務スタイルの一変という現実が示すように、社員たちの健康管理・適正労働管理が大きく進みつつある。そして同時に、プロ社員・プロ管理職を育てて、プロの職場・会社にしようとする経営トップの目論見も実現しつつある。
『グループウェアやワークフロー、アシストメッセージにより仕事のプロセスが見える化され、統制が利いていることが、この勤怠管理システムの実効性を保証しています。とはいえ、運用という面では人間系の要素、すなわち現場リーダーである課長たちのモチベーションも大きく影響しますから、POWER EGG2.0 の機能と人間系の管理手法の、２つのシステムがこの勤怠管理システムを支えている、と言うべきでしょうね』（梶谷氏）
グループ企業間連携強化に役立つPOWER EGG2.0
三谷産業はエンジニアリング総合商社という業態であるため、その事業内容は情報システム関連、樹脂・エレクトロニクス関連、化学品関連、エネルギー関連、空調設備工事関連、住宅設備機器関連などと多岐に渡り、子会社・関連会社など多数のグループ企業集団を形成している。 そこで課題となるのが「グループ企業間連携」である。
POWER EGG2.0 は、この「グループ企業間連携」の強化ツールとして有効に活用されている。
『POWER EGG2.0 は複数会社対応が可能ですね。これがいいんですよ。全グループ共通の１つのツールで、同じレベルの統制を利かすことがPOWER EGG2.0 ならできます。同じカルチャーを有し、１つの社員名簿で顔写真も出ているから"どこの誰？"がすぐ分かる。だから、たとえそれまでは面識がなくても、互いに知恵を提供し合ったり、会話したりがすぐできる。グループ全体としての一体感醸成には不可欠のツールですね』（梶谷氏）
例えば与信稟議の場合。
グループ会社の与信稟議が本社に回って来ることも珍しくない。グループ会社の担当者よりも、本社で専門知識を有した人が判断する方が都合良いケースがよくあるからだ。グループ会社間のネットワークが同一軸上にあるので、「与信／仕入れ価格／購買価格」なども、本社部門で共通的に見ている。とくにお客様の与信情報については、ほとんど本社＆グループ会社間で共有化されている。だから、グループ会社の商談で与信オーバー気味の場合など、「その商談、注意した方がいいよ」と本社からアドバイスを送ることもある。
つまり、POWER EGG2.0 という共通の情報共有基盤があるから、グループ会社だろうが本社だろうが、同じ情報基盤の上に乗せる。それにより、同じ目線（同じ評価）で事象の判断が可能になるわけだ。
スケジュール、社内メール、電子会議室、掲示板、施設予約などグループウェアの共通活用は言うまでもない。つまり本社に所属しようと、グループ会社に所属しようと、いわば社員名簿上の場所が違うだけで、POWER EGG2.0 という共通情報基盤上での仕事の進め方は何も変わらないのだ。これは転勤や転属があった場合も同様である。
掲示板には「グループ全体掲示板」がある。ここを見れば、本社の様子もグループ会社の様子も把握できる。先般の東日本大震災に際しても、この掲示板に《客先への様子確認連絡／リアルタイムの交通情報／計画停電に関する情報／風評に惑わされない正確な情報》などが逐次掲示され、社員たちの的確な行動を導くと共にリスク管理が徹底され、また社会的にも三谷産業グループとしての統一感のある対応を可能にした。この掲示板は、震災直後自宅待機を指示された社員たちもモバイルで見ることができたので、同社はさしたる混乱もなく非常事態に対処できたのである。
