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導入事例

株式会社KSK様

各拠点とのコミュニケーションツール
「気づき日報」で"現場業務の見える化"を実現!

株式会社KSK様

システムコア事業、ITソリューション事業、ネットワークサービス事業を中心にユビキタステクノロジーを提供するKSK様。お客様の要望に応える幅広い技術力とチーム力が同社の強みである
。 中期経営計画【基軸V40】にちなみ、社内公募によって「軸」を意味する《AXIS》と命名されたパワーエッグは、そんな同社にあって日々の情報交流、“Team KSK”の推進に不可欠な基軸ポータルとして活用されている。
2013年3月末現在、稼働ライセンス数は約500。主に本社や各地に分散している技術センターのスタッフ、管理職、役員や経営トップなど約500人が業務処理・情報共有や稟議決裁・組織管理にパワーエッグを活用している。

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KSK様は本社の他に拠点(支社、技術センター、分室など)が分かれています。
「私どもの場合、管理本部がある稲城の本社の他に日本橋・新宿・府中・川崎など拠点が分かれています。そしてこのことが業務の効率化を阻む要因になっていました。 つまり従来(パワーエッグ導入以前)は拠点間をまたぐ決裁の場合、PDFで稟議書を各拠点に送り決裁者に印鑑を押してもらってそれを次の拠点に送り、最終的に本社・ 管理本部に戻ってきてそれに押印する、という流れで稟議決裁の手続きをしていました。しかし、この状態は非常にムダというか非効率的だなぁと…。何か良いシステム ワークフローを導入すれば何とかなるのではないか、とそんな思いがありました」 (牧野取締役)

トップ主導で「もっと効率化できないのか?」
「何か方法はないのか?」

株式会社KSK様
代表取締役社長
河村 具美 氏

牧野取締役と同じ思いが、同社トップの河村具美社長もあったようだ。
「もっと業務を効率化できるような方法は何かないのか?」現場業務に精通し業務の効率化、決裁のスピード化を図ろうとする河村社長の主導のもとグループウェア・ワークフローの導入検討が開始された。2010年秋頃のことである。

「社内に情報システム全般に関して検討する委員会があります。もちろん私たち情報システム室のメンバーも参加しています。 その委員会に情報システム室から導入候補4製品を選び、各社にプレゼンしてもらい、委員の皆さんに日常業務の効率化を図れないかという観点で運用面の使い勝手が良いものを検討してもらいました。 パワーエッグもその対象製品の1つでした」 (生田目リーダー)

選定理由の第1は《見える化》。
『気づき日報』の実装しやすさもポイントに。

この委員会での検討の結果、最終的に選ばれたのがパワーエッグである。

「パワーエッグが選ばれた理由、それはまず第1に《見える化》が実現することですね。とくに稟議決裁のプロセス、ワークフローが見えること、これが管理職のみならず経営トップ、つまり河村社長にも大好評でした。 第2に、私どもで10年来使っている『気づき日報』という社内メールが載せやすかったのも選定要因ですね。また私自身がユーザーとして見た場合、画面がシンプルに4分割され、ここには何がある、ここで何ができるが わかりやすくて単純な点もいいですね。もちろんシステム管理者の立場としては、管理は必要だが手間が掛かるものではないという点も気に入りました」 (生田目リーダー)

『気づき日報』をパワーエッグ《AXIS》のしくみで展開。
“情報のフラット化”から“組織のフラット化”へ。

同社におけるパワーエッグの活用を紹介するにあたっては、まず同社独自の『気づき日報』について説明した方がわかりやすい。

この『気づき日報』は同社で10年来使われている社内メールの仕組みであり、拠点に点在する社員が自分の上司やチームの仲間に日報を送るもの。従来はEメールで送っており、定着していた仕組みである。定型のフォーマットはなく、 今日の気づきをEメール報告するのが主な使い方だった。その『気づき日報』の機能を強化し提出率アップを図ることで効果をより高めることができないか。新たに導入するパワーエッグの中で『気づき日報』を展開できないか…。 このような要望がありました。

●効果1:『気づき日報』の「提出率」がアップ

『気づき日報』は一般的な意味での業務日報ではない。日々気づいたことを毎日パワーエッグの『気づき日報』に書き込むことが重要になる。そのため、すぐ直接的に仕事で大きな成果が出るわけではないが、職場での様々な気づきが 日々の問題意識の高まりにつながる。決まったフォーマットもない。しかし、従来のEメールからパワーエッグに変えることで『気づき日報』の提出率は格段にアップした。

なぜならパワーエッグになって『気づき日報』を出したか、出してないかが一目瞭然になったからである。実は従来のEメールだと、出していなくても送信先以外の人にはわからないので、まあ、明日出せばいいか、という感じで各人の プレッシャーもそれほど高くなかった。ところがパワーエッグだと「誰が出していないか」がすぐわかってしまう。Eメールでは出来なかった閲覧履歴の確認も容易なので「気づき日報の提出率」、例えば部署ごとの提出率も上司が簡単 にわかるようになった。 提出率の良い部署、悪い部署がすぐ判別できる。だから毎日出さなくてはいけないし、出し洩れがあるとすぐに気づく。 こうしてパワーエッグで展開することにより『気づき日報』提出定着化の動機付けが図られ、個人ごと、担当ごと、部署ごとの『気づき日報』提出率が格段にアップした。

「副次的な効果ですが、実は勤怠状況の把握にも役立っています。いちいち勤怠記録を見に行かなくても、ずっと『気づき日報』が出て来なければ“何らかの理由で書ける状況にないのでは?”という気づきを促すからです。 “体調が悪くて休んでいるんじゃないか?”などと気づける訳です」 (生田目リーダー)

『気づき日報』サンプル画面

<『気づき日報』サンプル画面>

効果2:業務現場の現状が“見える化”される

従来のEメールだと、例えば6人のメンバーが同報でやり取りした場合、そのコミュニケーションは6人だけに閉ざされてしまっていた。ところがこのパワーエッグの場合だと、権限を設定することによって管理職が『気づき日報』を見に行くことが可能になった。役員が現場のやり取りに「一体何をやり取りしているんだろう?」と入って行ける。「なるほど現場ではこういうやり取りが行われているんだ」とか「こういう内容の日報が上がって来ているんだ」 などと、良いこと・悪いことを含め現場のナマの声が役員に"見える化"されるようになった。 「報告として上げられた型にはまった情報」ではなく「ナマの情報、直接の上司とのやり取り」を役員が吸い上げられるようになったのである。

株式会社KSK様
牧野取締役

「私が現場の実情を把握したいときなど、『気づき日報』を覗きに行ってみましょうか?というやりとりを事業部長にすることもあります。またこの現場の見える化という点は、河村社長も高く評価されていると思います。社長は、 現場で何が起きているのかを“見に行ける”ことが非常に気にいっています。全部がそうではないですが、気になる場合は末端まで見に行くこともあるようです。“気になる事象がある所からの日報”または “気になる内容の日報”が管理職から上がって来たとき、じゃあその下はどうなのだろう?という感じで末端まで見に行きます。現場の声を聞きながら経営判断できるということですね」

牧野取締役によればこうして情報対応のフラット化が実質的に進み、それが組織のフラット化を生んでいるという。つまりパワーエッグに載せられた『気づき日報』はTeam KSK 推進のエンジンにもなっている。経営トップが積極的に現場を見に行くというマインドを持てば、こうした仕組みで末端の動きをダイレクトに把握でき、その効果は非常に大きいと言えるだろう。

 

パワーエッグに載せることによって『気づきの日報』は、現場業務見える化のために非常に有効なツールとなった。

効果3:「いつでも意見交換/いつでもミーティング」。
双方向のやり取りも活発に。

「見に行く」だけではなくて、役員や管理職の双方向のやり取りも活発化しているという。
まずベースとして、“双方向のやり取りをしましょう”“上司は積極的にコメントを書きましょう”という指導がされている。そこで便利なのが 「コメント機能」である。

「従来のEメールの場合、Excelファイルが添付で送られて来たら、こちらもExcelファイルに書いて送り返すという手間がありました。しかしコメントで追記すると、その手間が少ないので返事のリターン率が上がって来ます。今まで上司に日報を送ってもあんまり返事がなかったのが、すぐに返事がある訳ですから必然的に日常コミュニケーションが促されます。上司が部下にコメントを書くことによって、部下が日報を書く動機付けになります。

拠点が違うメンバー間で、チーム一体感を醸成するにはこのコミュニケーションが無視できないですね」(生田目リーダー)

稟議決裁の見える化とスピード化が進む

パワーエッグ導入による効果として顕著なのが、稟議決裁の見える化とスピード化が進んだことである。

稟議決裁の見える化。
「一体どうなっているのだ」を解消。

「稟議決裁の見える化」は、現場の社員にとても歓迎されている。 いままでは見えなかった決裁状況が一目瞭然、「一体どうなってるのだ?」が「見える化」されたのである。

  • ・いまこの稟議はどこに回っているのか?
  • ・一体どこまで承認されているのか?
  • ・だれの所で稟議決裁が止まっているのか?
  • ・だれがこの稟議にどういうコメントを入れたか?
  • ・だれがいつ、何時何分に決裁したのか?

など稟議決裁の進行状況が見える化され、しかも決裁に至るまでの証跡が追える。だから内部統制という観点からも、ただ“印鑑を押す”という以上の意味がある。

稟議決裁のスピード化。
4日かかっていた稟議決裁が1.3から1.4日に短縮。

「稟議決裁に関するトップジャッジ、経営判断のスピードがものすごく早くなった」というのが牧野取締役の実感。

「私の場合、日報だけで100件弱受けています。パワーエッグを活用し、日報を見て問題がありそうならすぐに担当者に“これどういうこと?大丈夫?”“すぐ、こう対処してほしい”などと伝え、 即座に動けるのでジャッジのスピードが上がり積み残しが出にくくなりました。また懸念事項に関する情報の部門間共有や役員間共有が進み、とくに社長の動きは早く“なんだ、まだ見ていないのか!” という感じで、上が先に動くから必然的に管理職の判断や行動もスピードアップを意識することになりますね」(牧野取締役)

トップ主導のスピード感アップについては、こんなエピソードもある。実はパワーエッグ導入当初、「後閲」機能を使って河村社長が稟議書の決裁をどんどんこなしたという。導入当初1カ月間くらいは「後閲」のラッシュ状態で、社長が先にどんどん決裁して行ったのだ。「モタモタしている人は、後で見ればいい。先にオレが全部、自分できめちゃうよ」という状況である。こうなると決裁担当の管理職は当然緊張を強いら れる。「モタモタしている人は、いなくてもいいのだよ」と言われているのと同様だからである。

「いやぁ、最初は慌てましたが、もともと業務処理や決裁の効率化を目指す思いはみんな一緒ですから、このペースにすぐ慣れました。パワーエッグのワークフローの場合、決められたルートとルールに従って処理すればいい訳ですから、迷うこともありません。当社では月間1,100から1,200件の稟議書が決裁されていますが、いまではそのほとんどの稟議が1.3から1.4日で決裁されています。 以前、PDFを送って役員の印鑑を押してもらって事業所を回していた頃は、へたすると1週間ぐらいラクにかかっていましたから、ホントにすごいスピードアップですね」

「決裁しやすくなった」と管理職の評価。
「起案しやすく審議しやすい仕組み」にもひと工夫を。

管理職の評価としては「決裁が早くなる。便利になった」。使いやすくなった」という意見が多いと生田目リーダーは言う。

株式会社KSK様
生田目リーダー

「“後閲”はいまもよくありますよ。担当リーダーが忙しくてすぐパワーエッグにアクセスできない時でも、先にリーダーの上司であるマネージャーが飛び越えて決裁しておいてくれます。マネージャーが決裁することに より、その起案が上の事業部長などにスムーズに流れて行くので、外に出ている社員やある業務に没頭していて起案書を見られないリーダーたちは、こうしたより機動的に決裁してくれる環境があって助かっていると思います」

 

同社では全部で40種以上の汎用申請フォーマットが使われている。
そしてそれらはいずれも、起案書を作成する人の目から見ると非常に起案しやすくなっている。
例えば「派遣契約の出し」の場合と「派遣契約の受け入れ」の場合の起案項目がすべてフォーマットに入っており、それにしたがってチェックしたり、記入したりする。書くべき項目がみんな明確になっている。法の要求に基づいた必須項目も全部入っている。これによりJ-SOX上も、社内の規程遵守という観点からも、法の順守という観点からもポイントを押さえたカタチで起案が上がる。もしくは「法に抵触しないためのチェック」がそこで行われる。そんな仕組みが出来上がってきているのである。従来のように紙で起案していると、ある起案を上げるにあたってチェックすべき項目があるのだが、そのいろんなチェックが洩れてしまう可能性がある。

例えば社員の派遣契約の場合、「いつからいつまで派遣するのか/派遣期間」「派遣の業務の内容は何なのか?」など稟議書の中に入れるべきことがフォーマット化されている。そこに記入さえすれば、いろんなチェックができて起案が上がる。このようにパワーエッグのワークフローなら「統制」と「効率化」が一緒に出来るようになっているのだ。

「審議しやすい仕組み」にもひと工夫が行われている。
同社では全部で40種以上の汎用申請フォーマットのうち31種を2012年10月、大きな法令改正があったのに伴い見直したという。そこを契機に従来の「起案者目線(起案者が稟議書を作りやすいという観点)で作ったフォーマット」を「審議者がより審議しやすいフォーマット」に変えたのだ。
河村社長からも「もうそろそろ起案者目線ではなくて審議者の立場からより審議しやすいフォーマットに変えてほしい」という要望が出て、全面的な見直しが行われた。従来は作り手の恣意に任せて、いろんな社員がいろんなフォーマット を作っていた。それを「フォント(書体)を合わせる」「字の色を合わせる」「記入項目・チェック項目の並べ方を工夫する」など同じ基本的なルールを統一して、見やすく審議のポイントをチェックしやすいフォーマットに変えたのである。

「内部統制」面でも効果を発揮

パワーエッグのワークフローの活用により、稟議決裁に関して内部統制面での強化も図られている。社内のJ-SOX法の運用状況をチェックする、業務監査をする立場の人、つまり「内部監査室」はすべての起案を見られるが、従来は稟議書を 探して引っ張り出してチェックしていた。それがいまでは、「検索」で効率化された。

また従来の紙の起案書の場合、電子決裁のようにルートとルールに基づいて書類が流れず、最終的に誰が決裁するかを起案者が決めていたきらいがあった。しかしそうすると、本当に決裁権限者まで行っているかどうかの問題が生じる。 それがパワーエッグに乗せることで、起案内容によってルート設定がされているので本来の決裁者の所に行き着く、つまり正しい決裁が行われるようになった。このことは内部統制と同時に「決裁権限規程が守られる」という意味でのメリットも生んでいる。

コミュニケーションを意識した日々の活用

ログインからの動きで一体感を醸成

パワーエッグを起動させるとまず社員専用ページが立ち上がる。 そこには会社の連絡事項(全社向けの通知)が掲載され、またIDパスワードを使って会社の規程とか帳票、震災時の計画停電の情報などにアクセスできる。その画面を見て部門ポータル(グループ会社ごとのHP)、そして次にナビビューで自分宛の情報を見る。 アシストメッセージやスケジュールをチェックして日常業務に入るのである。また同時にリンクが張られた《出退勤》のページにナビビュー経由でシングルサインオンできるようになっている。

さらに、この社員専用ページは「ON-TIME」という社内報にリンクが張られている。この「ON-TIME」には、河村社長をはじめいろんな人が投稿している。掲載されている写真も社員が撮ったものだ。 記事の内容は、社内報なので「仕事でうんぬんした」 というような堅苦しいものではなく「バーベキュー大会行ったぞ!」とか「○○さんが結婚しました」「お子様が生まれました」「新人が入りました。自己紹介します」などコミュニケーションを意識したソフトな記事が多い。“for KSK Group”を テーマに「KSKって何しているの?」を社内報で紹介して行こうという狙いだろう。

「掲示板」を活発に活用して情報や知恵を共有

本社・技術センターなど拠点内の組織のメンバーが全員ライセンスを持っているのは心強い。例えば管理本部はみな拠点内で仕事しているので「掲示板」などにしてもかなり活発に活用されており、社内の各種活動の報告が掲載され、それを関係者がみんな見に行くという。

《掲示板の活用例》

  1. 1.管理職会議の議事録を掲示。結構見られている。

  2. 2.管理本部の朝礼の議事録やコメントも掲示板に掲載。
    >>これは結構みんなに注目されている。管理本部の社員は稲城本社だけでなく川崎、新宿、日本橋、府中など他の拠点にもいる。その各拠点にいる管理本部のメンバーがこの議事録を掲示板で見て「あ、こんな話がされているのだ」ということで情報共有ができる。

  3. 3. 「ポストイットを使う活動」「5S活動」の紹介を掲示板に。
    >>ポストイットを使って日々の業務管理、週間の業務管理、もう少し長いスパンで業務管理する。ToDoをポストイットに書いて実行するようなことだが、いまは「ポストイット活動」と「5S活動」が融合して動いている状況で、各担当のそういう活動の紹介を定期的に掲示板に掲載している。「私たちの担当ではポストイットを使ってこのようにやっています」という事例を取材し、写真を撮り、記事にして掲示板に掲載する。参考になるので喜ばれている。

『5S活動の一覧』掲示板画面

<『5S活動の一覧』掲示板画面>
  1. 4.AXIS委員会の報告を掲載。
    >>委員会はバージョンアップ時に「もっと有効に使うにはどうしたらいいのだろう?」を検討しているが、その内容報告が掲載されている。委員会のメンバーはスタッフ内から選ばれる。情報システムの人間ももちろん入っている。例えば「AXIS便利機能の使い方ご紹介」などを委員会メンバーが持ち回りで紹介する。知っているようで、知られていない便利な使い方を紹介するという、ユーザーに対して親切な情報提供が行われている。

今後の展開と課題
「Web データベースなど新機能の活用を検討」

今後の展開としては、Webデータベースの活用を思案している。ライセンスを保有する管理職全員があるテーマに関してのデータベースにアクセスでき有効活用して行けるような動きをいま準備中である。

さて、では企業としてのチーム力の強化、「Team KSK」の推進という点で、帰属意識を高めるためにパワーエッグは機能しているのかどうか…。最後にその点を確認してみよう。

「本社スタッフ、管理職が一丸となってという意味での帰属意識高揚には十分役立っており経営陣も納得していると思います。
 しかし、残念ながら派遣されている社員も含め全社全員で、というカタチにはなっていません。1600人を越える社員の70%はお客様先に常駐して業務を行っており、常駐先のネットワーク環境下での業務であるから自社グループウェアのパワーエッグを使うわけにはいきません。だからお客様先に常駐している社員たちはライセンスを持っていません。彼らは『気づき日報』を引き続きEメールで送っている状況です。この状況が何らかのカタチで解消されれば帰属意識が更に高まり、情報交流が活発化し組織活性化にもっと役立つと思われます。そのあたりが今後の課題でしょうね」(牧野取締役)

株式会社KSK プロフィール
(注:企業データは2013年3月時点)
株式会社KSK様
設立 : 1974年設立 本社所在地 : 東京都稲城市
資本金 : 14億4846万円 年商 : 125億2600万円(連結 2013年3月末現在)
社員数 : 1,626人(連結 2013年3月末現在) POWER EGG 導入時期 : 2011年7月:POWER EGG2.0 Ver2.3導入
2013年3月末:POWER EGG2.0 Ver2.5にバージョンアップ
業務内容 :
・システムコア事業(半導体設計業務組み込みソフト開発業務、サーバのハードウェア設計業務など)
・ITソリューション事業(システム構築、オンサイト運用保守などのサポート)
・ネットワークサービス事業(ネットワーク設計、構築、運用保守)
稼働ライセンス数 :
・約500ライセンス(本社・技術センターのスタッフ、管理職、役員・経営陣が使用)
稼働機能 :
・グループウェア、汎用申請ワークフロー、「気づき日報(アドオン機能)」

※取材ご協力者

株式会社KSK様

(右)取締役/管理本部長 牧野 信之 氏
(左)管理本部情報システム室/リーダー 生田目 善行 氏

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