POWER EGG

導入事例

株式会社イデアインターナショナル様

 

第1段階『経費精算ワークフローの導入』、
第2段階『汎用申請ワークフローとグループウェアの活用で業務効率化』、
そして第3段階は『"見える化"のためのフロントツールとして』・・・。
運用の活性化・定着化に従い、POWER EGG2.0の活躍の場が広がっている。

POWER EGGの特徴の1つ、それは「活用の場が広がることでその価値が高まる」こと。つまり、使えば使うほどシステムとしての必要性が向上し機能面の良さを実感できる点が、パワーエッグの評価されているポイントです。
今回の事例は、そんなPOWER EGGの特長が活かされている典型例です。最初は何となく導入されて、何となく利用し始めたら、いつの間にか気が付けば社内業務の標準ツールとして不可欠のものとなり、いまや新たな課題解決のためのキーツールとして、いつしか大きな期待が寄せられている・・・。
イデアインターナショナル様における、そんな事例をご紹介しましょう。

導入企業プロフィール

株式会社イデアインターナショナル
会社名
株式会社イデアインターナショナル
設立
1995年設立
所在地
（本　社）東京都港区
※大証 JASDAQ
事業内容
  1. 製造卸売事業
  2. 小売事業
  3. 空間プロデュース事業
従業員数
152人　（平成23年8月現在）
稼働ライセンス数
200ライセンス
  • 2008年 　　 POWER EGG Ver1.9を導入
  • 2010年6月 POWER EGG2.0にﾊﾞｰｼﾞｮﾝｱｯﾌﾟ

    • ※取材ご協力者　
    　　 常務取締役／経営管理部・部長　松原　元成　様
    　　 経営管理部／総務グループ・グループリーダー　泉　祐紀　様
    　　 経営管理部／総務グループ　中南　浩利　様
株式会社イデアインターナショナル

イデアインターナショナル様は、デザイン性の高いライフスタイルプロダクツ（時計・家電・インテリア雑貨等）とオーガニックコスメの企画開発、生産を行い、海外販売、オンラインサイトの運営、全国有名テナントでの直営店（20数店舗）販売など、ライフスタイルの提案を伴った幅広い事業展開を行っています。
そんな同社が POWER EGG の存在を知ったのは2008年のこと。会計システムの新規導入に際して、担当ベンダーから、導入予定の会計システムと非常に親和性が良い経費精算ワークフローを持つビジネスポータルがあるよ、と紹介されたのが POWER EGG V1.9でした。

 
「まず会計システムありき」からスタートしてPOWER EGG V1.9 を導入。

■会計システムと親和性の良い経費精算ワークフローを

同社が新たな会計システムの導入を検討していた頃、同時に経費精算業務の効率化という課題が浮上した。従業員の経費精算業務に時間がかかり過ぎること。各部署からのの経費精算がすぐ上がって来ないこと。さらには海外出張する社員が多いがその旅費精算が滞りがちであることなどが、問題となっていた。つまり新会計システムの稼働にあたり、経費精算業務の効率化が課題として浮上したのだ。　

そこで白羽の矢が立ったのが、当時の POWER EGG V1.9 である。
新たな会計システムと親和性の良いソフトがあるよ、ということで会計システムを納入したベンダーから、経費精算ワークフローを持ち、グループウェア機能も有する POWER EGG V1.9 が同社に紹介されたのだ。
つまり POWER EGG V1.9 は、新しい会計システムを円滑に運用するためのサブシステムとして導入が決まったのである。

松原様
常務取締役／
経営管理部・部長
松原　元成　様

「この会計システムと POWER EGG V1.9 の経費精算ワークフローの導入によって、経理業務は大幅に効率化されました。従来の紙を電子化することでデータの取扱いがラクになり、ハンコ押印や割り印の手間も省けました。もっとも、じゃあどれくらい効率化されたかとなると、導入したのがもう何年も前のことでそれ以降業務量も増えていますので、一概には比較できません。でも業務量が増えているということは、それだけ個々の業務の処理スピードがアップしているわけですから、これがつまり効率化の証明でしょうね」

 

第2段階は「総務業務の効率化」。
いつの間にか、汎用申請ワークフローやグループウェア活用が当たり前に。

■汎用申請ワークフローの活用

経理業務の効率化に次いで、同社では総務業務の効率化に取り組んだ。ここで役立っているのが、汎用申請ワークフローである。現在、稟議申請はほとんど電子化され、全社員が使用している。
（注：従来の稟議書は8割が電子化されている。ただし、量の多い添付書類がある場合は紙で回すことがある）

「新人への POWER EGG 教育は、汎用申請ワークフローの使い方を中心にやっています。これ無しでは、仕事が進まないからです。そこで、ワークフローをベースにして一連の処理の流れを説明することで POWER EGG というツールへの理解を促しています。グループウェアの方は、特に教育は必要ありません。実際に使っているうちに、すぐに慣れますから。いずれにしてもWebベースなのですぐ馴染み、導入時教育の敷居は低いですね」（中南氏）

ではワークフロー活用の効果はどうか?
以下のような点が、便利なポイントとして挙げられている。
  • 決裁処理のスピードが上がっている。紙の管理が無くなり、メール承認の頃よりも管理がラク。
  • 申請書類の検索も、紙ファイルから探し出す訳じゃないからすぐ見つかる。
  • 海外出張中の人もインターネットから申請書の状態を見られる点が便利。
    また、決裁者はアシストメッセージで決裁書類に気がつくので決裁が滞らない。香港の協力会社に社員が出向しているが、稟議申請も問題無い。また海外にいて、国内を回っている稟議書がどこで止まっているのかがすぐ分かる。
  • 社長や役員が海外にいる時でも、以前はメールで対応していたので決裁に時間がかかっていたが、いまは POWER EGG2.0 でインターネット経由で処理するから稟議決裁のスピードがアップ。
 
稟議申請画面
＜『稟議申請』画面のイメージ＞

■グループウェアの活用

POWER EGG V1.9 導入当初は、それまで使用していたＡＳＰ対応のものとの使い勝手が違い少し戸惑ったようだが、使いこなすうちに皆すぐに慣れて来たという。

中南様
経営管理部／総務グループ
中南　浩利　様

「実はそれまでは、本格的なグループウェアを使ったことはなかったんです。もちろんスケジュールや施設予約などはＡＳＰのものを使用していましたが、それは費用が毎月かかっていました。だから、まあ標準機能でグループウェアが付いている POWER EGG V1.9 の方が割安かな？と、導入当初はそんな感じの評価でしたね。だから、ご期待に沿えなくて申し訳ないけど、何か他のグループウェアなどと比較して特段良かったからPOWER EGGを、という訳ではないんですよ」（中南氏）』

 
泉様
経営管理部／総務グループ
・グループリーダー
泉　祐紀　様

「営業関係の管理で、スケジュールや施設予約、掲示板などを活用しています。最近とみに便利さを実感しており、たぶんもっといろいろ便利な使い方があると思うので、いまはその具体的事例を知りたい時期です」(泉氏）

 

同社のシステム担当は総務グループであるが、リーダーの泉氏によればグループウェアの活用は以下のような感じである。

◆スケジュール

互いに予約できる便利さを活かすため、本社内では全員のスケジュールが閲覧オープンになっている。アラート機能があると助かるので、POWER EGG2.0 Ver2.2 から搭載されたリマインダ機能にも興味がある。

◆施設予約

会議室管理（予約）で活用している。 「スケジュールと施設予約を一緒に実行する時に、スケジュールの登録からリンクして行けるともっと便利だ」という要望がある。

◆掲示板

本社から各地の店舗へ、POPなどの販促物の制作データを送付したりする際に、メールはテキストだけにして軽くし、制作データは掲示板上に添付する。そして各店舗でデータをダウンロードして印刷掲示する。これは、従来はメールで対処していたが、掲示板を活用することでサーバの負荷がずいぶん軽減された。

◆社内メール

「特定の人」に少し大きな容量のデータを送る場合は社内メールを利用している。なぜなら、店舗は原則1店1ライセンスなので権限のある人は誰でも掲示板を見ることができる。しかし、それでは不都合になる情報もあるので、その場合は社内メールを利用している。

◆ファイル管理

現在は、各店舗の日報など報告系の書類管理に活用している。
全国各地20数店舗、営業担当15人から日々上がって来る報告を、インターネット経由で管理できる場所としてファイル管理を利用している。そしてそのファイルを権限のある人が1つ1つ見て、コメントを付記している。ただこの場合、現状では一覧性の無いのが、少しもどかしい。ここにも何か良い知恵がないものか、他社の事例を知りたい。

泉氏によれば、グループウェアの活用は以上のような状況である。
使い方の便利さに慣れ、当たり前の日常業務ツールとして運用が定着しているからこそ、「もっと便利に使えないか」という具体的な要望が増えつつあるようだ。

そして第3段階。課題は効率化から"見える化"へ。
そのフロントツールとして、POWER EGG2.0 への期待が。

「経理業務・総務業務の効率化については、おかげさまでかなり進んでいます。総務部門としての現在の課題は"見える化"です。 　このテーマは経営会議の至上命題であり、いま起きていることを社員および経営者に"見える化"して行くためのフロントツール 　としてPOWER EGG2.0 をどう活用するか、そこをこれから試行錯誤して行きたいですね」（松原常務）

実は同社では、 POWER EGG2.0 を活用した"見える化"の試みが、既に様々行われている。

◆勤怠管理の"見える化"

同社では全員出社するとPOWER EGGを立ち上げ、個人ポータル画面からシングルサインオンで勤怠システムを呼び出す。 POWER EGGがこの出退勤管理の入口となることで、勤怠管理が"見える化"されているわけだ。 （下図の時計アイコンから勤怠管理システムを起動）

時計アイコンの画面イメージ
＜個人ポータル画面『時計アイコン』のイメージ＞

◆規程集の"見える化"

個人ポータルから、社内に設けている他のページへリンクされており、規程集がすぐ見られるようになっている。

◆トップ方針の"見える化"

同社では現在 POWER EGG2.0 標準のままのログイン画面（全社ポータル）を使用している。しかし、このログイン画面のテコ入れも必要だと感じており、「社長の言葉」や「経営方針」を入れるなどを検討中で、他社事例を知りたいとの意向がある。

◆画像添付による"見える化"

これも研究中の課題である。本社と店舗との間では、販促ツールに関する画像データなどのやり取りが頻繁にある。しかしテキスト系のデータと異なり容量が大きいのでサーバに負荷がかかり、送信速度も極端に落ちる。この点に関して解決策があれば、送付情報の"見える化"により業務効率は更にアップすると見込まれている。

◆スマートフォン対応による"見える化"

経営トップのための"見える化"ツールとして、小型・軽量のスマートフォンへの関心が高い。現状は携帯電話を活用して承認をしているが、画面が小さくて使いにくい。しかしとはいえ PCだと携行が不便、そこでスマートフォンへの期待が出てくる。
「新幹線や飛行場での待ち時間を利用して、情報検索しながら決裁もできれば、トップにとっては便利なツールになりますね。営業数字などを集計しているDBとリンクできれば、なおいいですね」（中南氏）

効率化から"見える化"へ。管理会計システムの"ついで導入"から約3年。POWER EGG2.0 は、その運用活性化・定着が進む中で、いまや同社の経営戦略上不可欠のツールとして新たな期待が寄せられるようになっている。

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