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導入事例

フクビ化学工業株式会社様

POWER EGGがないと仕事がまわらない!
日常業務に根付いた実践的グループウェア活用術とは!

フクビ化学工業株式会社様

今回取材にご協力いただいたフクビ化学工業様の創業は1953年。
プラスチック異形押出成形から出発し、化学に立脚した素材技術や成形技術を駆使して住宅建築資材、樹脂製産業資材、精密化工製品など多種多様な製品を製造・販売する開発型メーカーです。2013年5月、創業60周年を迎えた同社のスローガンは「変える、変わる、切り拓く」。常に時代のニーズを先取りして社会に新しい価値を提供し続ける同社の企業姿勢を表しています。 フクビ化学工業様がPOWER EGG を導入したのは2001年3月のこと。Ver1.0の導入です。POWER EGGは2000年の新発売ですので、つまり同社はかなり初期からPOWER EGGを活用されており、しかも「10年超ユーザー」ということになります。長年ご愛顧いただくと同時に、POWER EGGの機能とその進化を常に厳しくチェックしてこられたお客様でもあるわけです。ではそんな同社にあってここ10数年、「変える、変わる、切り拓く」を具現化するエンジンの1つとしてPOWER EGG がどのように活用され役立ってきたのか、また今後どのような役割を担おうとしているのか、そのあたりを伺ってみることにしましょう。

>> 導入事例 フクビ化学工業 様   (829 KB / A4・2ページ) PDFファイルを開きます

●POWER EGG 導入時の主な選定理由


  1. 1.個人で持つ情報を共有化できる機能がある。
  2. 2.ポータル画面「NaviView」で必要な情報を一見して判断できる。
  3. 3.申請書などの電子化を行える。
森川課長によると、POWER EGG 2.0へバージョンアップした際にも、POWER EGGを含む、他社製品を改めて比較したそうである。

その結果、
  • ・ワークフロー機能が良い(申請ルート自動生成/経費精算機能)
  • ・メンテナンスがラク(世代別階層型の組織図エンジンがあり組織変更時のメンテナンスがカンタン)
  • ・情報にすぐ気づける(個人ポータル画面に必要な情報を自動でPUSH配信)
といったワークフロー機能やメンテナンス性などの利点が評価され、改めてPOWER EGG が選ばれたとのことである。

「10年以上も使いこなしてきた訳ですから、社長はじめトップの評価も上々です。
今やPOWER EGGなしに仕事は動かないので、他のグループウェアへも今さら乗り換えはできない、というのが実情ですね(笑)」
(西谷室長)

全国約40事業所分の< <営業日報> >を、日々3回集計し部門ポータルにグラフ表示。
情報を共有し、全社的に切磋琢磨できる機運を。

フクビ化学工業株式会社
情報システム企画室 西谷室長

まず、情報共有ツールとしてPOWER EGGをフルに使いこなしている同社の活用上の特徴が如実に表れているのが、同社の部門ポータル(コーポレートナビ)画面である。なぜなら、そこに表示されているデータは同社の日々の売上速報、すなわち生の実績数値だからなのだ。 同社では、営業部門担当者および関係する一部の人がPOWER EGGにログインすると、すぐにほぼリアルタイムの《営業日報》が売上グラフで表示された部門ポータル(コーポレートナビ)の画面が出る。データウェアハウスとの連携により、BIツールを使って販売管理システムから情報を集めてExcel形式に落とし込み、それをグラフ化し売上速報として部門ポータル(コーポレートナビ)に表示するのだ。対象となるのは営業部門で、建材の営業所24カ所をはじめハウスメーカー2部門や内装関連4部門など、東日本・西日本の拠点別・事業部別に全社で約40事業所である。 この部門ポータル(コーポレートナビ)は1日3回更新される。つまりほぼリアルタイムの売上速報や月次売上目標達成率、今期特別注力製品の販売実績などが表示されタイムリーに実績把握ができる。そのため、すぐ、的確に“次の手”が打てるのだ。

「各担当は自部門の数字を見られるのは当然ですが、お互い(他部門)の実績も確認できます。だから所長さんたちには結構プレッシャーになるようですね。月末が近づき目標達成率が低いと追い込みが必要だから焦りますね。一方日々更新する中で、ある時に達成率が100%を越えたら“よーし、やったぞー”とみんなで喜んだり(笑)つまり情報共有ツールであると同時に、全社営業部門の切磋琢磨を促す仕掛けとしても機能しています」(森川課長)
「今は営業部門だけですが、今後は生産部門でも同じような部門ポータル(コーポレートナビ)活用が始まります。しくみはもうできていますので、今は管理指標をどうするのかを詰めている段階です。」(情報システム企画室 西谷室長)

導入当初から《掲示板》を積極的に活用。
情報共有の効率化と情報伝達のスピード化を推進し、紙・コピー・手間・通信費を大幅に削減!

POWER EGG導入以前、同社では情報伝達に際して大量の印刷を行い膨大な量の紙が使われていた。

たとえば営業本部から発信される新商品の案内や営業活動に関する通達は「営報○○号」という形で随時出され、年間で100部ほど出ていた。1つの「営報」が何ページにもなることもあり、それを何十もの出先用にコピーして手配していたのだ。しかも「営報」とは別に、総務から発信される会社全体の案内などもある。当然コピー機はフル回転、さらにその紙をホッチキス留めして各出先に送る段取りを組む。この手間が大変だった。もちろん通信費もバカにならない。一方、送られた方も大変でその紙を貼り出したり回覧したりして、担当営業や上長たちが順番に確認印を押していくことに。情報共有のために手間と時間をずいぶん要していたのだ。

そこでPOWER EGG導入当初から《掲示板》を積極活用して情報共有の効率化を図り、それに伴い紙の削減(経費削減/エコ)、コピー作業の削減(業務効率化)、送付手配の不要化(通信費削減)が推進された。

フクビ化学工業株式会社
情報システム企画室
森川課長

「大量の紙とコピー費用、手間と通信費が、パワーエッグの《掲示板》を活用することで削減されました。もちろんホッチキス留めの手間やファックス番の人手も不要です。情報共有や情報伝達のスピード化が図られ、誰もが素早く情報を入手でき、掲載や閲覧の履歴も管理されるようになりました」(情報システム企画室 森川課長)

 
同社の《掲示板》は、一般掲示板/本社掲示板/営報など掲載内容に応じてきっちり項目分類して管理されている。

掲示板 一覧画面イメージ

<掲示板 一覧画面イメージ>

従来、紙が回っていた時は営業所に届いた書類を「所長がまず見て」「そして所長の下位の管理職が見て」「さらに主任が見て」という形で順番に回り、本当にその情報を必要とする担当が見られるまでに時間がかかっていた。ところが今は《掲示板》に載るわけだから「見るべき人が、必要なタイミングで見る」「見られる人が自分の見たい時に見る」ことが可能になった。

「《掲示板》の活用によるコスト削減効果ですが、《営報》だけで年間約800枚あり、これを各本部にコピーして送っていたので、それが約50部署分とすると総計で約4万枚。各種通達文書(総務連絡・開発報など)、他本部から発行されていたものを併せればざっくり年間約10万枚の紙が使われていました。これがゼロになったのです。さらに、コピーに要する時間を考えると、約80時間の手間が削減されました。その他に各種稟議書なども含めますと、おそらくこの倍ぐらいの紙・工数が減っているはずです。通信費の削減まで考慮すると、大変な省コストにつながっているのでは?と思っています」(森川課長)

電子会議室での情報共有「目安箱」で、女子社員も積極参加して全社挙げての情報コミュニケーション協力体制が充実。

電子会議室を利用して「目安箱」と名付けられた同社独自の全社的情報共有システムもなかなか面白い。Ver1.Xの頃から5年以上も利用され、女子社員も積極的に参加する社内的に馴染んだシステムである。
「目安箱」とは、社員お互いが持っている情報で、それをオープンにして共有化した方がよいものを登録できるスペースであり、電子会議室に設けられている。本来は「ちょっと助けて欲しい」というニーズに対して「こうしたらどうなの?」みたいな感じのアドバイス提供の場を目的としたが、今は様々な場面で業務間情報共有ネットワークなどに活用され、とくに女性社員の利用が多い。それまでは日頃気づいた情報も自部署の担当に教えるぐらいだったものが、この「目安箱」によって全社的な広がりを持つようになったのである。

●目安箱【総合カタログ】

総合カタログは会社のセールスマンである。しかも同社の場合、取扱いカテゴリーが多岐に渡り、当然取扱い品目も多くなる。そこで、気づいたことや、注意するべきことを、この目安箱に掲載しみんなで共有する。例えば、
「この型番が間違えやすいから気を付けてね」とか
「この図面は少しわかりづらいから注意しようね」などなど・・・。

もちろん制作部隊とも情報共有する。
共有された情報を全員でチェックし、総合カタログの精度を高めて行くためにも、みんなが情報を登録しやすいこの「目安箱」が重宝されている。

電子会議室 「目安箱 【総合カタログ】」 画面イメージ

<電子会議室 「目安箱 【総合カタログ】」 画面イメージ>

●目安箱【製・商品関連】

【製・商品関連】の目安箱は、「探しています。どこかで在庫を持ってない?」の相談コーナーである。たとえば「廃番品などで在庫が残っているものを探してください」とか、「製品サンプルが欲しいんだけどウチには在庫がありません。どこかで持ってませんか?」などなど。
1つの「探しています」に10件以上もの回答アクセスがあると言うから、これはすごい。こんなこともある。宇都宮の営業所に「そちらに無い?」と投げかけたら、高松から「ウチにあるけど、送りましょうか?」と返事が来る。

「これは営業活動的にとても役に立つんですよ。弊社は商材がたくさんあるので、何か製品を探す時に1つ1つ電話で確かめたりしてられない。そこでこの【製・商品関連】目安箱の出番です。女性社員たちの参加率が非常に高いんです。実は目安箱以前は、電話でやり取りしていました。しかしそれだと当事者同士の連絡で、情報は個別共有です。しかし今のやり方だと、カンタン登録で全社共有が実現します。時々、みんなが協力して情報をくれて本当にありがとう、といった感謝の文章が登録されていることもありますよ」 (西谷室長)

電子会議室 「目安箱 【製・商品関連】」 画面イメージ

<電子会議室 「目安箱 【製・商品関連】」 画面イメージ>

この女性陣が積極参加する情報共有ネットワーク、もちろん

  • ・☆効果1―スピーディな営業対応サポート。
  • ・☆効果2―お客様へのサービス充実。顧客満足度アップ。
  • ・☆効果3―隠れていた在庫を有効活用。

という多大な効果を発揮している。

フクビ化学工業株式会社
(右)執行役員 情報システム企画室
室長 西谷 洋 氏
(左)情報システム企画室 企画課
課長 森川 直之 氏

「以前この【製・商品関連】は【その他】に分類されていました。元々は“他社でこんな製品が出たよ”みたいな情報を登録する場の予定でしたが、しかし主旨が変わって《探しています》が主流になったんです。現場が自分たちで使い勝手を考えた結果、意外な効果が出て来たんです。だから独立したカテゴリーにしました。最近は他社でも見かけられるようですが、女性社員たちの参加性がかなり高い、いわば社内SNSの先駆けのようなものですから、この“目安箱”情報共有ネットワークは有る意味で脅威の存在とも言えますね(笑)」 (森川課長)

 

汎用申請ワークフローを活用して、承認フローのスピード化・内部統制強化を推進。

同社では以前、紙で大量の申請書類を回していた。資料もすべてコピーして申請書類に添付していた。こうした方法は下記のような様々な問題があった。

  • 1.大量の申請書類が回る。その結果、決裁を急いで欲しい書類が承認者の机上で別の書類と一緒に山に埋もれてしまう。
  • 2.他の事業所に送付したり、あるいは事業所内で回覧する手間が掛かっていた。また書類がどこを回っているのか、どこで滞留しているのかが分からず決裁までに時間がかかっていた。
「たとえば『新たに契約書を結んでもよいかどうか』などの申請書は紙で回していましたが、こういう申請書がかなり大量にありました。しかも迅速に見て対応しなければならない。
ところが、紙で回っている状態なので机上に埋もれた重要書類を見落としていた、といった事態が発生します。『何とかしなければ』という話になり、『そう言えばPOWER EGGにワークフローがあるけど、使っていなかったよね』という話になりました」(森川課長)

このままではまずい。そこでせっかくワークフローが強いPOWER EGGを導入しているのだから、それを活用して稟議申請の電子化を推進することになったのです。まず行ったのは稟議申請フォーマットの標準化である。申請書類をすべてExcelで作成し、さらに承認ルートを簡素化してPOWER EGGの汎用申請ワークフローで回すことになった。その結果、今では各種の「経費支出手続」や「契約の締結」、「各種証明書類の発行」、など50カテゴリーぐらいの書類がワークフロー化され日々申請が確実に処理されている。

汎用申請ワークフロー 申請書一覧画面イメージ

<汎用申請ワークフロー 申請書一覧画面イメージ>
「POWER EGGでは申請がどこまで回っているかを一覧できます。また、決裁後の関連者への回覧も、個々にハンコを押して回していたものが、《同報機能》で一度に案内できるので、その手間も省けました。承認する上で、何か付け加えたいことがあれば《コメント機能》で別途に指示や意見を出せるし、その内容は承認フロー上の全ての人が同時に確認できるから、対応も取りやすい。また、決裁条件によって、申請の入口(受付)で承認ルートを分けられる《条件分岐》も使いやすいですね。紙を回していた時と比べ格段に手間が減り、しかも確実で利便性が良いので現場社員や管理職の評判も上々です。」(森川課長)
「内部統制上の課題だったこともPOWER EGGで上手く運用に出来ています。たとえば、新規取引に関する申請ですが、まずPOWER EGG上で、承認が完了しないと業務フロー上、次に進めない運用にしたのです。今のしくみだと、主だった幹部の人は新規取引先に関する情報を共有でき牽制機能も働きます。決裁した人の記録も残ります。だから与信チェックが曖昧なまま新規取引が始まってしまうような懸念は皆無になりました。」(西谷室長)

申請書画面(承認フロー)イメージ

<申請書画面(承認フロー)イメージ>

同社独自の業務システムはアドオン開発で。 今後はWebデータベースへの置き換えを検討中。

独自の業務システムは「アドオン開発」で対応し、POWER EGGと連携している。これが同社のPOWER EGG活用において注目すべき点だ。POWER EGGの導入以前、同社では様々な申請・管理業務が紙で、その基準も不明確な状況で行われていた。

たとえば「返品・クレーム管理」の問題。 以前は3枚ぐらいの複写の書類があってそれに「どこのお客様のどの製品がどういう状況でクレームの対象になったのか」を全部手書きしていた。そしてその書類を上長に回して、ハンコをもらったものを対応部門に回して・・・というやり方だった。
その結果、そのクレーム品がどこかに在庫してあるものなら、その状況を関連する担当が知っておくべき、という理由から、さらに何枚もの複写書類が必要になっていた。しかしこれでは実際のところ、手間ヒマがかかってどうしようもない。部門によっては書類を雑に扱って紛失させてしまったり、といった問題も出ていた。「何とかならないもんだろうか?」
そこで基幹システムの販売管理システムとPOWER EGGが連携するしくみでワークフローを回すことが検討された。

基本的なしくみは次のようになる。

  • >>返品対応のケースではまず「お客様からこういうことで困っている」と連絡がある。
  • >>業務が受付する場合は、業務が代理で受付内容を打ち込み、受付画面を営業担当へ回す。
  • >>担当者が画面内容を見て不足している部分を入力する。そして、それを申請する。
  • >>その申請は物流の部門長の方へ行き、かつ「同報」で上長(物流に関連する人)に回る。
  • >>物流の部門長が「返品処理」の決裁をする。
  • >>「返品処理」の決裁内容が品質保証の担当に回る。
  • >>品質保証担当の方で「その返品処理(クレーム)に対応するのはどの部門だ」と振り分けする。
  • >>振り分けされた該当部門が原因究明と対策を行う。
  • >>その対策内容を登録し、また再申請をかけて物流の部門長が決裁する。
  • >>その決裁された内容が、もともとの申請者(営業)の方へ回る。

返品・クレームシステムフロー図

<返品・クレームシステムフロー図>

こうして2002年《返品・クレームシステム》が構築された。それ以降、同社独自の業務システムがアドオンで次々と開発されることとなった。

2012年から導入された《経費精算管理システム》は、個人立替の精算システムでありPOWER WING が活用されている。また近年、売価を統制するシステムも開発し、商品販売の際に、むやみに廉価販売をしない様、歯止めを掛ける仕組みも導入している。

このような経緯で、POWER EGGのワークフロー機能を活用したシステムのアドオン開発が行われた。そして発生・報告・指示・対応のスピード化を図り、業務の効率化・意思決定の迅速化・処理内容の見える化が実現されてきた。これらのアドオン開発システムは基幹システムとも連携し、重複業務の削減や収支管理の早期化に大きく寄与している。

「今後の展開にも関わってきますが、一部のアドオンシステムをWebデータベースで置き換えできないだろうか?ということを検討しています。これから詳細検討する必要がありますが、おそらく幾つかのシステムはWebデータベースで対応できるのではないか、と期待しています」 (森川課長)

“10年超ユーザー”としてのトップや管理職の皆さんのご評価 ― 今やすべての承認フローや業務処理がPOWER EGG で動いている。

副社長から、内部統制の観点からもフローがきちんと回っているかどうか、POWER EGGでの対応を強化するよう指示が出ているという。実際今では殆どの承認フローや業務処理がPOWER EGGで動いており、POWER EGGがなければ仕事を進められない。今ではもうPOWER EGGは同社業務にとって不可欠の存在となっている。

「管理職の中には、アシストメッセージの所に出る数が膨大なので大変だ、という人も確かにいます。承認予定の数を見るだけで、まいったなあと思う人もいるでしょう。でも仕事が早い人は次々と承認していき、処理がサクサク進めます。まあ決裁を1つ1つきちんと片づけていけば、先が見えるので安心です。あとこれだけ承認すればOKだという感じで、紙1枚1枚めくっていた頃を思い出せば、ずいぶんラクになりましたよ」(西谷室長)

現場の社員たちは、導入した当初は、「なんでこんなシステムを入れるの?」と否定的な意見もあったようである。しかし、運用を続けていくと、逆にこれがないと不都合になって来るようで、「ここはこうならないか」といった改善の声も出て来るようになった。

「運用に馴れてくれば、現場からは結構的を射た意見が出て来ます。情報システム担当としてはとても嬉しい。けれども、みんなの要望通りにしようと思うと、また開発に結構な費用がかかる。悩ましいところですね。今後もこのPOWER EGGを活用する前提で様々なシステム構築を検討して行きます。ポータルが使いやすいし馴染んでいるので、それが一番ですから。またPOWER EGGはメンテナンスがラクなので、とても助かっています」(森川課長)

今後の展望 ― Web データベース活用への期待 ―

では、今後(2013年秋)以降の展望についてご紹介しよう。

●Web データベースの活用

最も期待されているのがWeb データベースの活用である。
前述した通り、同社ではまず今あるアドオンシステムをWeb データベースに乗せ替えできないかどうかを検討している。今までにアドオン開発したものはPOWER EGG旧バージョン対応で開発したため、POWER EGGの最新バージョンへ対応するためには、その対応コストが計画よりかかり過ぎてしまう。そこでPOWER EGGの「Web データベース」機能を活用することで、よりコストを減らせないかどうかを検討している。

●スマホ&タブレット対応

スマホ&タブレット対応に関しては、どうもまだこれから先のことである。
決裁も現状ではスマホ決裁はしていない。やはりPCでやっている。営業担当や幹部にスマホオプションを試用しているところだ。iPadは営業所に各1台(全部で約50台)配布され、主に販売促進用ツールとして販促データをiPadに入れて商品説明に活用されている。従来は営業車両の後部座席に総合カタログを積んで対応していたが、それでは重くて大変だからその代替策として、販売促進用の資料を入れたiPadが活用されている。今後は、販促ツール以外の用途に活用していくことを検討している。

こうしてお話を伺ってきたようにフクビ化学工業様では、POWER EGG は日常の情報共有や汎用申請、業務処理に不可欠のエンジンとして実戦的に活用されている。そして今後は、Webデータベースなど新たな機能の活用が検討されており、今後ますます活用度は高まっていくと思われる。同社の「変える、変わる、切り拓く」近未来へ向けてPOWER EGG がさらにお役に立てるよう期待されているのだ。

フクビ化学工業株式会社 プロフィール
(注:企業データは2013年3月時点)
フクビ化学工業株式会社様
設立 : 1953年設立 本社所在地 : 福井県福井市
資本金 : 21億9390万円 年商 : 382億9400万円(連結 2013年3月期)
社員数 : 831名(連結 2013年3月末現在) POWER EGG 導入時期 : 2001年3月:POWER EGG 1.0導入
業務内容 :
・建築資材の製造・販売 (住宅用内装材・外装装飾部材、集合住宅用床システム)
・樹脂製産業資材の製造・販売
・その他精密化工製品製造・販売 人工大理石、反射防止などの機能性精密樹脂製品など
稼働ライセンス数 :
・2013年10月よりPOWER EGG 2.0 Ver2.5が稼働予定
・(ベースシステム750LS、グループウェア700LS、ファイル管理700 LS、汎用申請ワークフロー700LS、SFA700LS、POWER WING V2(経費精算PKG、自動仕訳PKG)一式、スマートフォンオプション6 LS)

※取材ご協力者

フクビ化学工業株式会社

(右)執行役員 情報システム企画室 室長 西谷 洋 氏
(左)情報システム企画室 企画課 課長 森川 直之 氏

>> 導入事例 フクビ化学工業 様   (829 KB / A4・2ページ) PDFファイルを開きます

この事例に登場するPOWER EGG2.0 機能

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